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Réponse de la direction : Vérification interne des activités de dotation

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Cadre de gestion

Liste des acronymes utilisés
DRH: Direction des ressources humaines
DRPRH: Division du ressourcement et de laplanification des ressources humaines

1. La Direction des ressources humaines (DRH) devrait continuer à améliorer l’intégration de la planification des ressources humaines dans la planification des activités de l’organisme et à documenter les priorités en matière de ressources humaines, y compris la planification de la relève énoncée dans le plan stratégique de ressources humaines.
Unité responsable	Réponse de la direction	Calendrier
Division du ressourcement et de la planification des ressources humaines (DRPRH)	Les liens entre la DRH et la Division de la planification interne ont été renforcés pour 2010‑2011. Les priorités en matière de ressources humaines ont été étroitement harmonisées avec le RPP et les priorités opérationnelles. Des plans détaillés de ressources humaines et d’équité en matière d’emploi sont en cours d’élaboration en réponse aux consultations et aux commentaires des principales parties intéressées. Ces plans comprendront les divers projets et priorités visant à appuyer les objectifs opérationnels de la CCSN. La DRH participe à la planification des activités; elle est une partenaire stratégique à ce propos dans le groupe de direction. Dans le cadre de son plan de travail de 2010‑2011, la DRH mise maintenant davantage sur le maintien en poste du personnel que sur le recrutement; elle mènera des activités de planification de la relève, y compris la détermination des postes importants à la CCSN et la sélection de candidats éventuels pour la relève ou le transfert de connaissances et l’élaboration de documents pour atténuer les risques. (31 mars 2011) Détermination préliminaire des postes importants et des facteurs atténuants. Validation des données par les cadres supérieurs.	Terminé 30 avril 2010 Terminé Mai 2010 30 novembre 2010

2. La CCSN devrait avoir une politique et un cadre de dotation approuvés que la DRH devrait mettre en œuvre pour préciser les rôles et responsabilités et pour donner un aperçu des attentes en matière de dotation.
Unité responsable	Réponse de la direction	Calendrier
DRPRH	La CCSN a créé et mis en place un cadre stratégique de dotation qui comprend une politique de dotation et un instrument de délégation révisé. La version définitive de diverses lignes directrices et de divers outils, y compris des diagrammes de processus et du matériel de formation, a été rédigée, ce qui permettra non seulement de préciser les rôles et responsabilités, mais aussi d’orienter les gestionnaires dans le processus décisionnel par l’intermédiaire de diverses étapes allant de la planification à l’embauche. Les objectifs de la politique sont les suivants : préconiser une approche de la dotation axée sur les valeurs de dotation, soit la compétence, l’équité, la transparence et l’accessibilité; augmenter la responsabilité à l’égard des décisions en matière de dotation conformément à la délégation des pouvoirs de gestion des ressources humaines de la CCSN; offrir des lignes directives et des conseils aux gestionnaires pour uniformiser les activités et les processus de dotation de la CCSN; appuyer l’objectif global de la CCSN d’être un employeur de choix. La politique a été approuvée par le président de la CCSN le 3 mars 2010 et entrera en vigueur le 1er avril 2010.	Terminé

3. La DRH devrait veiller à ce que les gestionnaires détenant des pouvoirs délégués de gestion des ressources humaines comprennent leurs responsabilités à l’égard de la dotation et disposent de suffisamment de soutien et d’outils.
Unité responsable	Réponse de la direction	Calendrier
DRPRH	La partie sur la dotation du cours « Notions fondamentales de gestion » a été réorganisée pour mieux présenter les rôles et responsabilités des gestionnaires; elle est maintenant obligatoire pour tous les directeurs et directeurs généraux. Tous les gestionnaires délégataires devront avoir suivi le module d’ici le 31 mai 2010. La DRH a rédigé la version définitive des lignes directrices portant sur les principaux aspects de la dotation ainsi que la version définitive des divers outils, diagrammes de processus et modèles servant à appuyer les gestionnaires, ce qui comprend les lignes directrices sur l’établissement des compétences et des conditions d’embauche, les diverses options de dotation offertes, l’affichage d’offres d’emploi, l’évaluation de candidats, la sélection de candidats et l’offre d’emploi. Les diagrammes de processus montrent clairement les gestionnaires et les responsabilités en matière de ressources humaines qui sont associés aux processus de dotation annoncée et non annoncée. Le cadre de politique sur la dotation (c.‑à‑d. la politique, l’instrument de délégation, les lignes directrices, les diagrammes de processus, les outils et les modèles) est disponible en version électronique pour les gestionnaires. La page de dotation dans BORIS a été complètement réorganisée de façon à ce que les gestionnaires puissent facilement accéder au matériel pertinent.	31 mai 2010 Terminé Terminé

4. La DRH devrait mettre en œuvre des mécanismes pour évaluer le rendement des activités de dotation, en faire le suivi et en rendre compte; elle devrait aussi produire un rapport annuel sur les activités de dotation pour les cadres supérieurs.
Unité responsable	Réponse de la direction	Calendrier
DRPRH	Au cours de l’année 2009‑2010, les pratiques de dotation ont été passées en revue et officialisées par la création d’un cadre de dotation visant à uniformiser le processus de dotation. Une formation a été offerte aux conseillers en dotation et à leurs adjoints pour veiller à ce que le modèle soit appliqué et respecté. Des ressources seront affectées à l’assurance de la qualité, aux activités de suivi et à la production de rapports. De plus, la DRH a créé une base de données pour enregistrer divers types de processus et d’activités de dotation et le calendrier des diverses étapes, pour faire le suivi de ces données et pour en rendre compte. Des essais sont prévus pour février 2010. Ensuite, une formation sera offerte au personnel des ressources humaines afin de procéder à la saisie des données. La durée des processus de dotation sera enregistrée rétroactivement jusqu’au 1er avril 2009 afin d’établir des données de référence; les données sur les processus amorcés après le mois d’avril 2010, quant à elles, seront saisies pour faire le suivi non seulement de leur durée, mais aussi des normes de service. La DRH s’attend à pouvoir faire des essais et produire des rapports avec suffisamment de données d’ici la fin du deuxième trimestre de 2010‑2011. Les activités de dotation de l’exercice financier de 2010‑2011 seront placées sous la responsabilité des cadres supérieurs.	Termin 31 mai 2010 Termin 31 octobre 2010 Avril 2011

Conformité

5. La DRH devrait améliorer son processus d’assurance-qualité et sa manière de documenter les dossiers de dotation.
Unité responsable	Réponse de la direction	Calendrier
DRPRH	En raison de l’adoption du cadre de politique sur la dotation, des listes de contrôle standard et des procédures de ressources humaines internes sont en cours d’élaboration, et de la formation sera offerte à l’équipe responsable du ressourcement pour veiller à ce que les processus soient uniformes et à ce que les dossiers soient bien documentés. Un outil de référence présentant un aperçu des exigences est en cours d’élaboration et sera à la disposition des gestionnaires, des conseillers en ressources humaines et de leurs adjoints. Cet outil énoncera clairement les exigences minimales en matière de documents pour divers processus en fonction des options de dotation sélectionnées. Les ressources seront harmonisées en vue d’élabore et de mettre en place l’assurance de la qualité, la surveillance et la production de rapports.	31 mai 2010 Termin 31 mai 2010

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Date de modification :: 2014-02-03