Vérification de suivi de la gestion des biens de TI
Sommaire
Contexte
La technologie de l’information (TI) joue un rôle important dans les activités de la CCSN et représente une composante essentielle de la stratégie de l’organisme visant à augmenter la productivité et à améliorer les services découlant du mandat au profit des citoyens, des entreprises et des employés. Au cours des quatre dernières années, avec l’augmentation du nombre des membres de son personnel à temps plein, la CCSN a effectué plusieurs investissements dans le matériel et les logiciels de TI.
En juillet 2012, le Bureau de la vérification et de l’éthique a effectué sa vérification de la gestion des biens de TI et en a publié les résultats. La direction a établi des plans d’action pour huit des neuf recommandations issues de la vérification (par la suite, la recommandation 5 a été rendue obsolète par la mise en œuvre d’un mécanisme unique d’inventaire des biens de TI).
Compte tenu de l’importance de la vérification de la gestion des biens de TI de 2012, le Comité de vérification a demandé qu’une vérification de suivi soit menée immédiatement afin d’évaluer la pertinence des plans d’action de la direction (PAD).
Objectifs et portée
La vérification de suivi avait pour objectif de déterminer si la direction avait mis en œuvre les PAD et si les résultats attendus avaient été atteints en ce qui concerne la vérification de la gestion des biens de TI de 2012.
La portée de la vérification de suivi comprenait un examen des huit PAD en cours, élaborés en réponse à la vérification de la gestion des biens de TI de 2012 (aucune autre mesure de la part de la direction n’était nécessaire pour la recommandation obsolète). La vérification de suivi a porté sur les activités de gestion des biens de TI pour la période allant de juillet 2012 au 15 octobre 2012.
Approche
Les activités suivantes ont été menées dans le cadre de la vérification :
- Un examen des procédures pertinentes de la CCSN qui régissent les activités de gestion des biens de TI
- Des entrevues avec divers employés de la CCSN qui interviennent dans la gestion des biens de TI
Conclusion
La vérification de suivi a permis de constater que la CCSN a mené à bien sept de ses huit PAD qui visaient à donner suite aux recommandations de la vérification de la gestion des biens de TI de 2012, et que le PAD restant est en cours. Plusieurs processus, procédures et initiatives d’amélioration ont été mis en place. Ensemble, ces mesures devraient permettre de renforcer les contrôles de gestion qui régissent les activités de gestion des biens de TI.
1. Introduction
1.1. Contexte
La technologie de l’information (TI) joue un rôle important dans les activités de la CCSN et représente une composante essentielle de la stratégie de l’organisme visant à augmenter la productivité et à améliorer les services découlant du mandat au profit des citoyens, des entreprises et des employés. Au cours des quatre dernières années, avec l’augmentation du nombre des membres de son personnel à temps plein, la CCSN a effectué plusieurs investissements dans le matériel et les logiciels de TI.
La Direction de la gestion et de la technologie de l’information (DGTI) gère les investissements en biens de TI de la CCSN. Les objectifs de la DGTI en matière de gestion des biens sont les suivants :
- s’assurer que les biens de TI répondent aux besoins des programmes et aux besoins de fonctionnement
- s’assurer que les biens de TI valent les fonds investis
- s’assurer que les activités d'approvisionnement résistent à un examen public sur les plans de la prudence et de l'intégrité, qu'elles favorisent la concurrence et qu'elles sont équitables dans la dépense de fonds publics
Un examen indépendant de l’exactitude et de l’exhaustivité de l’inventaire des biens et des documents liés à la TI a été proposé à la direction. Il fait partie du plan de vérification fondé sur les risques approuvé pour la période allant de 2011 à 2014.
En juillet 2012, le Bureau de la vérification et de l’éthique a effectué la vérification de la gestion des biens de TI et en a publié les résultats. Son rapport comportait neuf recommandations d’amélioration des pratiques de gestion des biens de TI de la CCSN. La direction de la CCSN a fait rapport de ses plans d’action de huit des neuf recommandations issues de la vérification (la recommandation 5 a été rendue obsolète par la mise en œuvre d’un mécanisme unique d’inventaire des biens de TI).
1.2. Objectifs et portée
La vérification de suivi avait pour objectif de déterminer si la direction avait mis en œuvre ses PAD et si les résultats attendus avaient été atteints relativement à la vérification de la gestion des biens de TI de 2012.
La portée de la vérification de suivi comprenait un examen des huit PAD en cours, élaborés en réponse à la vérification de la gestion des biens de TI de 2012 (aucune autre mesure de la part de la direction n’était nécessaire pour la recommandation 5). La vérification de suivi a porté sur les activités de gestion des biens de TI pour la période allant de juillet 2012 au 15 octobre 2012.
1.3. Analyse des risques
Compte tenu de l’importance de la vérification de la gestion des biens de TI de 2012, le Comité de vérification a demandé qu’une vérification de suivi soit menée immédiatement afin d’évaluer la pertinence des PAD.
1.4. Critères de vérification
Dans leur suivi, les vérificateurs ont examiné les mesures prises par la CCSN à la suite des recommandations faites dans la vérification de la gestion des biens de TI de 2012 afin de déterminer si les mesures correctives ont été prises.
1.5. Approche et méthodologie
L’approche adoptée pour la vérification de suivi consistait à examiner les procédures pertinentes de la CCSN qui régissent les activités de gestion des biens de TI, et à interviewer divers employés de la CCSN qui interviennent dans la gestion des biens de TI.
La méthodologie de la vérification de suivi comprenait :
- la collecte d’éléments de preuve pour s’assurer que les plans d’action de la direction sont mis en œuvre;
- des entrevues avec une sélection de personnes de la DGTI;
- l’examen des processus, politiques et normes actualisés de gestion des biens de TI, l’examen des nouvelles procédures adoptées, ainsi que des essais limités de l’inventaire des biens de TI;
- l’évaluation du caractère adéquat des processus et contrôles internes en place, et la vérification de l’amélioration des situations signalées.
1.6. Énoncé d’assurance
La vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Une inspection des pratiques n’a pas été effectuée.
2. Observations
Dans leur suivi, les vérificateurs ont examiné les PAD en cours, élaborés en réponse à la vérification de la gestion des biens de TI de 2012, afin de déterminer si les mesures correctives ont été prises.
2.1. Recommandation 1 de la vérification de 2012 : Structure de gouvernance
Le directeur général de la DGTI devrait définir, documenter et communiquer au personnel concerné les rôles et les responsabilités des employés responsables de la gestion des biens de TI.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré une nouvelle politique (Directive sur la gestion des biens de TI) accompagnée de procédures détaillées. Ces documents résument les rôles et les responsabilités du personnel intervenant dans la gestion des biens de TI. Le personnel de la DGTI responsable de la gestion des biens de TI reçoit actuellement une formation sur les procédures. Une fois adoptée, on communiquera la nouvelle directive à tout le personnel de la CCSN.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a permis de constater que la Directive sur la gestion des biens de TI a été approuvée par la haute direction le 16 août 2012. La Directive est composée de deux parties : la première énonce les exigences en matière de gestion des biens de TI pour les employés; et la deuxième énonce les rôles et exigences pour la DGTI. La nouvelle directive a été communiquée à tout le personnel en août 2012 par l’intermédiaire de BORIS, le site intranet de la CCSN.
Les procédures d’assignation et de suivi des biens de technologie de l’information ont été approuvées par le DG de la DGTI le 24 septembre 2012. Ces procédures constituent un document interne et ont été communiquées au sein de la DGTI et de la Division des services à la clientèle (DSC).
La Directive sur la gestion des biens de TI ainsi que les procédures ont été affichées sur BORIS. La DGTI rédige également d’autres documents de procédures et d’orientation pour le site intranet de la GI-TI, qui fourniront une aide supplémentaire aux utilisateurs finaux.
Conclusion
La vérification permet de constater que la Directive sur la gestion des biens de TI et les procédures d’assignation et de suivi des biens de TI ont été élaborées, approuvées et communiquées. Ces documents résument les rôles et les responsabilités du personnel intervenant dans la gestion des biens de TI. Les employés de la DGTI responsables de la gestion de ces biens ont reçu une formation sur les procédures.
État d’avancement : terminé
2.2. Recommandation 2 de la vérification de 2012 : Acquisition, remplacement et aliénation des biens – Planification
Le directeur général de la DGTI devrait élaborer et communiquer au personnel un plan de gestion du cycle de vie assurant que la DGTI effectue la gestion du cycle de vie complet des biens de TI conformément aux politiques applicables. Ce plan devrait comprendre notamment l’établissement d’un budget théorique en début d’année afin de prendre en compte les besoins de gestion du cycle de vie. Il constituerait le fondement des demandes de financement.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré un plan de gestion du cycle de vie qui tient compte des exigences actuelles en matière de remplacement des biens, et elle a aussi simplifié les processus de planification permanente du cycle de vie des biens. Le financement relatif à ce plan fera partie du budget de référence de la DGTI sur une base permanente. Les achats de biens, conformément au plan, seront effectués tous les trois mois.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a révélé qu’un plan de gestion du cycle de vie des biens de TI a été élaboré et approuvé par le DG de la DGTI. Le plan est adéquat. Il peut être renforcé en y ajoutant quelques éléments que l’on s’attend à retrouver dans un plan plus complet, comme l’analyse financière et l’estimation des dépenses pour les remplacements de biens de TI prévus dans le plan.
La vérification a permis de constater que le plan documenté décrit un cycle de vie de quatre ans pour les ordinateurs portatifs et les ordinateurs de bureau (les serveurs ne sont pas inclus dans le plan puisque ceux-ci seront à la charge de Services partagés Canada). Il a également été noté que le personnel de la gestion des biens a mis au point un plan trimestriel concernant la quantité prévue d’ordinateurs portatifs et d’ordinateurs de bureau nécessaires au cours des trois prochaines années (jusqu’en mars 2016) en fonction des inventaires actuels.
Le DG de la DGTI a indiqué que la base de renouvellement des ordinateurs portatifs et ordinateurs de bureau de la CCSN sur une période de quatre ans proposée dans le cadre du plan de gestion du cycle de vie est conforme aux pratiques et au financement en place depuis quelques années. La vérification permet de conclure que bien que le plan de gestion du cycle de vie soit adéquat, il pourrait être amélioré en y incluant la raison pour laquelle une base de quatre ans a été choisie.
Au cours d’entretiens avec le DG de la DGTI, il a été noté que l’approche du cycle de vie ne devrait pas avoir un impact budgétaire important au niveau de l’augmentation ou de la diminution des montants prévus pour entretenir ces biens de TI. Le DG de la DGTI a signalé que dans le cadre de ses discussions avec les Finances, il a été convenu que les dépenses prévues seront allouées à la DGTI dans le budget de la CCSN au début de l’exercice 2013-2014.
Enfin, la vérification a révélé que le DG de la DGTI a révisé le plan de gestion du cycle de vie des biens de TI (pour tenir compte des suggestions de l’équipe de vérification) et l’a approuvé. Le plan devait être présenté au vice-président, Direction générale des services de gestion et dirigeant principal des finances (VP DGSG) en novembre 2012, dans le cadre des examens normaux du budget de TI de la CCSN.
Le VP DGSG a indiqué à l’équipe de vérification qu’il a examiné le plan et est d’accord avec celui-ci. Il a également signalé que le DG de la DGTI possède des pouvoirs délégués pour gérer, surveiller et rendre compte (le cas échéant) de la mise en œuvre du plan. Il a indiqué que le plan fait l’objet d’un examen, au début de l’exercice, par l’équipe des finances et lui-même. En outre, le plan est mis à jour (au besoin) lors de l’élaboration des états financiers trimestriels, et les rajustements ou pressions financières sur le plan sont révélés et communiqués au Comité de gestion (CG).
Conclusion
Un plan de gestion du cycle de vie des biens de TI a été élaboré et approuvé par le DG de la DGTI. Il a été distribué au sein de la DGTI. Le VP DGSG veillera à ce que le plan soit aussi envoyé aux parties intéressées appropriées de la CCSN (p. ex., Division des finances et CG).
État d’avancement : terminé
2.3. Recommandation 3 de la vérification de 2012 : Acquisition, remplacement et aliénation des biens – Aliénation du matériel
Le directeur général de la DGTI devrait documenter officiellement le processus utilisé pour déclarer qu’un bien est excédentaire ainsi que le processus d’aliénation.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré des procédures et des formulaires pour l’aliénation des biens de TI.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a permis de constater que la Directive sur la gestion des biens de TI aborde de façon adéquate le transfert, l’aliénation et la radiation de ces biens. Le processus d’aliénation est documenté dans les procédures d’assignation et de suivi des biens de technologie de l’information.
Les biens excédentaires font l’objet d’un suivi par la DGTI à l’aide d’un tableau de suivi des biens. La vérification a permis de conclure que les procédures de suivi et de traitement des biens excédentaires sont clairement définies dans les procédures d’assignation et de suivi des biens de TI. Bien qu’adéquates, la nouvelle directive et les procédures pourraient être améliorées en définissant clairement les critères utilisés pour déclarer qu’un bien de TI est excédentaire.
Les procédures d’aliénation de la DGTI ont été renforcées grâce à une séparation claire des tâches du personnel de la DGTI, en plaçant dans une zone sécurisée les biens destinés à l’aliénation, ainsi qu’en exigeant la surveillance et l’approbation de toutes les aliénations par le DG de la DGTI. De plus, la procédure a été envoyée à la Direction des services à la clientèle (DSC) au sein de la DGTI.
La vérification a révélé que le DG de la DGTI a donné suite aux suggestions de l’équipe de vérification en renforçant la définition des biens excédentaires dans les procédures d’assignation et de suivi des biens de TI et en documentant mieux le rôle de la DGTI dans le processus de radiation.
Conclusion
Les processus utilisés pour déclarer qu’un bien est excédentaire et pour aliéner un tel bien ont été suffisamment documentés dans la Directive sur la gestion des biens de TI et les procédures d’assignation et de suivi des biens de TI.
État d’avancement : terminé
2.4. Recommandation 4 de la vérification de 2012 : Gestion des biens de TI – Surveillance et suivi des logiciels
Le directeur général de la DGTI devrait mettre en œuvre un outil de suivi du matériel informatique et des logiciels qui permettrait à la DGTI d’effectuer efficacement le suivi de tous les biens de TI.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a procédé à la fusion des deux systèmes utilisés pour effectuer le suivi du matériel informatique afin d’en faire un seul outil de suivi. La DGTI a aussi unifié son suivi des logiciels en regroupant les renseignements dans deux tableaux. De plus, elle élaborera et mettra en œuvre une solution logicielle pour la gestion des biens au cours de l’exercice financier 2012-2013, période au cours de laquelle seront fusionnés les suivis à la fois du matériel informatique et des logiciels.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a permis de constater que la DGTI a regroupé le matériel et les logiciels dans deux tableaux (nota : le matériel comprend à la fois les biens de TI immobiliers et non immobiliers). Ces données sont gérées par la DSC et peuvent être modifiées uniquement par l’agent de gestion des biens (les autres utilisateurs peuvent y accéder en mode de consultation seulement).
Le système actuel permet d’enregistrer et d’effectuer le suivi de tous les mouvements de matériel, de logiciels et de biens audiovisuels. L’information contenue dans la base de données est utilisée aux fins de planification du cycle de vie, de même que pour la vérification et la gestion des biens. La DGTI reconnaît que même si le système actuel présente des limites sur le plan de la fonctionnalité, il répond aux besoins existants.
La DGTI a indiqué que les efforts se poursuivent pour acheter et mettre en œuvre un produit commercial de gestion des biens, mais l’approvisionnement et la mise en œuvre ne seront pas terminés en 2012-2013. L’équipe de la vérification croit comprendre que le projet prévoit maintenant une date de mise en œuvre au cours de l’été 2013.
Conclusion
La mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des biens de TI a été repoussée du 31 mars 2013 à l’été 2013. Entretemps, des tableaux Excel continueront d’être utilisés pour tenir à jour l’inventaire du matériel et des logiciels.
État d’avancement : en cours
2.5. Recommandation 6 de la vérification de 2012 : Gestion des biens de TI – Vérification et rapprochement
Le directeur général de la DGTI devrait mettre en œuvre un processus de vérification planifié permettant de vérifier l’existence des biens de TI.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI a mis en œuvre un processus de vérification qui permettra de vérifier régulièrement l’existence des biens de TI. Elle procédera annuellement à une vérification exhaustive des biens, et elle vérifiera mensuellement la réserve des appareils à prêter.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a permis de constater qu’un processus de surveillance et de validation des biens de TI a été mis en œuvre et que les validations sont en cours. La DGTI a terminé les vérifications des biens chez Bruce Power et Darlington, et tous les biens ont été comptabilisés. Des vérifications étaient prévues pour la région de la capitale nationale en novembre 2012. Le personnel de la CCSN a été avisé.
Le programme actuel de vérification des biens comprend leur identification en fonction de la liste de gestion des biens ainsi que la signature de chaque utilisateur final sur une feuille d’inventaire confirmant les biens qu’il a en sa possession à son poste de travail.
La DSC prévoyait effectuer ses premières vérifications de ses logiciels à la fin de 2012. Par ailleurs, la vérification a permis de constater que la réserve des ordinateurs portatifs à prêter est maintenue à jour et approuvée tous les mois.
La vérification a révélé que le DG de la DGTI a donné suite aux recommandations de l’équipe de vérification en révisant les procédures d’assignation et de suivi des biens de TI afin d’y ajouter le processus de surveillance et de validation ainsi qu’une référence aux processus relatifs à la réserve d’ordinateurs portatifs à prêter.
Conclusion
Un processus de surveillance et de validation des biens de TI a été mis en œuvre, et les validations sont en cours.
État d’avancement : terminé
2.6. Recommandation 7 de la vérification de 2012 : Gestion des biens de TI – Identification des biens matériels
Le directeur général de la DGTI devrait mettre en œuvre un processus documenté permettant d’assigner des numéros aux biens de TI.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a mis en œuvre un processus documenté permettant d’assigner des numéros aux biens de TI.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a permis de constater que les procédures d’assignation et de suivi des biens de technologie de l’information documentent le processus permettant d’assigner des numéros aux biens de TI.
Les biens sont marqués dès leur réception. La vérification a confirmé la présence d’étiquettes sur les biens dans des lieux d’entreposage. Lors de la réception de biens, le groupe de gestion des biens crée un billet d’installation à l’aide du système d’émission de billets du Centre de soutien technique (CST). Le CST effectue l’installation, obtient la signature de l’utilisateur final responsable des biens de TI, puis ferme le billet d’installation.
Le processus d’assignation des numéros sur les biens de TI a été vérifié. Il semble être bien compris et respecté.
Conclusion
La DGTI a mis en place un processus documenté pour l’assignation des numéros aux biens de TI.
État d’avancement : terminé
2.7. Recommandation 8 de la vérification de 2012 : Gestion des biens de TI – Sécurité et entreposage des biens de TI
Le directeur général de la DGTI devrait assurer la sécurité de tous les biens de TI. La direction devrait entreposer dans des endroits différents les nouveaux biens de TI et ceux qui sont destinés à l’aliénation.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a révisé l’aménagement de l’espace et élaboré des procédures afin d’assurer la sécurité des biens de TI, et d’entreposer les nouveaux biens de TI et ceux qui sont destinés à l’aliénation dans des endroits différents.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a permis de constater que des procédures sont en place pour assurer la sécurité matérielle des biens de TI aux immeubles Slater (salles d’entreposage et de technologie) et Télésat (salles de technologie). La présence de caméras, de cartes d’accès et de systèmes d’alarme a été observée. Les ordinateurs utilisés pour la formation et les prêts sont verrouillés. Des zones grillagées séparées ont été observées pour les biens destinés à l’aliénation.
Le personnel de la DGTI était au courant de ces procédures de sécurité, mais au moment de la vérification, elles n’avaient pas encore été documentées. La DGTI a depuis modifié les procédures d’assignation et de suivi des biens de TI pour fournir une description des protocoles de sécurité pour chaque zone.
Conclusion
Les nouvelles procédures ont été élaborées et l’aménagement de l’espace physique a été repensé afin d’assurer la sécurité des biens de TI. Les nouveaux biens de TI sont entreposés dans des endroits différents de ceux qui sont destinés à l’aliénation.
État d’avancement : terminé
2.8. Recommandation 9 de la vérification de 2012 : Équipement audiovisuel
Le directeur général de la DGTI devrait élaborer et mettre en œuvre un processus permettant d’effectuer le suivi de l’équipement audiovisuel à partir des numéros de bien assignés à ces pièces d’équipement.
Plan d’action de la direction de 2012
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré et mis en œuvre des procédures permettant d’effectuer le suivi de l’équipement audiovisuel à partir des numéros de bien assignés.
Observation tirée de la vérification de suivi
La vérification a permis de constater que les procédures d’assignation et de suivi des biens de technologie d’information décrivent les activités, les rôles et les responsabilités appropriés en matière de gestion des biens d’équipement audiovisuel. Toutes les pièces d’équipement audiovisuel sont définies comme des articles à marquer dans l’annexe A des procédures d’assignation et de suivi des biens de TI.
Il n’existe pas d’autres procédures pour l’équipement audiovisuel. Toutes les pièces d’équipement audiovisuel sont marquées et incluses dans le tableau principal d’inventaire des biens. Les téléviseurs et moniteurs sont boulonnés aux murs, et des caméras sont présentes sur tous les étages.
L’équipe de vérification a aussi procédé à des vérifications aléatoires de l’équipement audiovisuel comptabilisé dans le tableau principal d’inventaire des biens pour les salles de réunion du 14e et du 3e étage.
Conclusion
La vérification permet de conclure que tout l’équipement audiovisuel est géré en utilisant les mêmes procédures que les autres biens de TI. Le suivi de ces biens est effectué en utilisant des numéros de bien assignés à ces pièces d’équipement.
État d’avancement : terminé
3. Conclusion générale
La vérification de suivi a permis de constater que la CCSN a mené à bien sept de ses huit PAD qui visaient à donner suite aux recommandations de la vérification de la gestion des biens de TI de 2012, et que le PAD restant est en cours. Plusieurs processus, procédures et initiatives d’amélioration ont été mis en place. Ensemble, ces mesures devraient permettre de renforcer les contrôles de gestion qui régissent les activités de gestion des biens de TI à la CCSN.
Annexe 1 : État d’avancement des plans d’action de la direction
| Recommandation de la vérification de 2012 | Plan d’action de la direction de 2012 | État d’avancement |
|---|---|---|
Recommandation 1 : Structure de gouvernance Le directeur général de la DGTI devrait définir, documenter et communiquer au personnel concerné les rôles et les responsabilités des employés responsables de la gestion des biens de TI. |
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré une nouvelle politique (Directive sur la gestion des biens de TI) accompagnée de procédures détaillées. Ces documents résument les rôles et les responsabilités du personnel intervenant dans la gestion des biens de TI. Le personnel de la DGTI responsable de la gestion des biens de TI reçoit actuellement une formation sur les procédures. Une fois adoptée, on communiquera la nouvelle directive à tout le personnel de la CCSN. | Terminé |
Recommandation 2 : Acquisition, remplacement et aliénation des biens – Planification Le directeur général de la DGTI devrait élaborer et communiquer au personnel un plan de gestion du cycle de vie assurant que la DGTI effectue la gestion du cycle de vie complet des biens de TI conformément aux politiques applicables. Ce plan devrait comprendre notamment l’établissement d’un budget théorique en début d’année afin de prendre en compte les besoins de gestion du cycle de vie. Il constituerait le fondement des demandes de financement. |
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré un plan de gestion du cycle de vie qui tient compte des exigences actuelles en matière de remplacement des biens, et elle a aussi simplifié les processus de planification permanente du cycle de vie des biens. Le financement relatif à ce plan fera partie du budget de référence de la DGTI sur une base permanente. Les achats de biens, conformément au plan, seront effectués tous les trois mois. | Terminé |
Recommandation 3 : Acquisition, remplacement et aliénation des biens – Aliénation du matériel Le directeur général de la DGTI devrait documenter officiellement le processus utilisé pour déclarer qu’un bien est excédentaire ainsi que le processus d’aliénation. |
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré des procédures et des formulaires pour l’aliénation des biens de TI. | Terminé |
Recommandation 4 : Gestion des biens de TI – Surveillance et suivi des logiciels Le directeur général de la DGTI devrait mettre en œuvre un outil de suivi du matériel informatique et des logiciels qui permettrait à la DGTI d’effectuer efficacement le suivi de tous les biens de TI. |
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a procédé à la fusion des deux systèmes utilisés pour effectuer le suivi du matériel informatique afin d’en faire un seul outil de suivi. La DGTI a aussi unifié son suivi des logiciels regroupant les renseignements sur deux tableaux. De plus, elle élaborera et mettra en œuvre une solution logicielle pour la gestion des biens au cours de l’exercice financier 2012-2013, période au cours de laquelle seront fusionnés les suivis à la fois du matériel informatique et des logiciels. | En cours |
Recommandation 6 : Gestion des biens de TI – Vérification et rapprochement Le directeur général de la DGTI devrait mettre en œuvre un processus de vérification planifié permettant de vérifier l’existence des biens de TI. |
La DGTI a mis en œuvre un processus de vérification qui permettra de vérifier régulièrement l’existence des biens de TI. Elle procédera annuellement à une vérification exhaustive des biens. Elle vérifiera aussi mensuellement la réserve des appareils à prêter. | Terminé |
Recommandation 7 : Gestion des biens de TI – Identification des biens matériels Le directeur général de la DGTI devrait mettre en œuvre un processus documenté permettant d’assigner des numéros aux biens de TI. |
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a mis en œuvre un processus documenté permettant d’assigner des numéros aux biens de TI. | Terminé |
Recommandation 8 : Gestion des biens de TI – Sécurité et entreposage des biens de TI Le directeur général de la DGTI devrait assurer la sécurité de tous les biens de TI. La direction devrait entreposer dans des endroits différents les nouveaux biens de TI et ceux qui sont destinés à l’aliénation. |
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a révisé l’aménagement de l’espace et élaboré des procédures afin d’assurer la sécurité des biens de TI, et d’entreposer les nouveaux biens de TI et ceux qui sont destinés à l’aliénation dans des endroits différents. | Terminé |
Recommandation 9 : Équipement audiovisuel Le directeur général de la DGTI devrait élaborer et mettre en œuvre un processus permettant d’effectuer le suivi de l’équipement audiovisuel à partir des numéros de bien assignés à ces pièces d’équipement. |
La DGTI est d’accord avec la recommandation. Elle a élaboré et mis en œuvre des procédures permettant d’effectuer le suivi de l’équipement audiovisuel à partir des numéros de bien assignés. | Terminé |
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