Évaluation et audit conjoints des processus de vérification de la conformité tenant compte du risque, Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires

Sommaire

L’objectif de cette mission d’évaluation et d’audit conjoints était d’examiner les processus de vérification de la conformité tenant compte du risque utilisés par les directions de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) pour :

fournir une assurance raisonnable que les processus sont systématiques, bien documentés, objectifs et cohérents, le cas échéant
évaluer le rendement des processus et l’efficacité de leur mise en œuvre afin de déterminer dans quelle mesure les résultats escomptés sont atteints et si les indicateurs de mesure sont fiables

Cette mission a été menée selon une approche progressive, par direction. Cette première phase vise la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN). Par conséquent, les observations et les recommandations du présent rapport sont adaptées à la DRCIN.

Pourquoi est-ce important?

Les activités de vérification de la conformité de la CCSN sont en place pour s’assurer que les titulaires de permis exercent leurs activités de manière sûre, sécuritaire et conforme aux exigences énoncées dans la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires, ses règlements d’application, et les permis et certificats qui s’y rattachent. Ces activités sont guidées, en partie, par le plan de conformité de base de la DRCIN, qui décrit les activités de vérification de la conformité à réaliser sur une période de 10 ans. Ces activités sont validées chaque année dans le cadre du processus annuel de planification de la conformité.

Il est impératif que l’élaboration du plan de conformité de base, du plan de conformité annuel et des autres activités connexes s’appuie sur une approche tenant compte du risque, de manière à s’assurer que les principaux risques sont recensés, surveillés et traités de manière adéquate, et que les titulaires de permis font preuve d’un niveau élevé de conformité avec le cadre de réglementation de la CCSN.

Principales constatations

La mission a permis de constater que la DRCIN dispose d’un cadre de gouvernance complet pour assurer une surveillance adéquate de la planification tenant compte du risque. Des outils et des orientations sont fournis au personnel de la DRCIN pour appuyer la planification des inspections tenant compte du risque et la conduite des activités, et les plans d’inspection sont périodiquement revus pour garantir la pertinence et l’exactitude des risques relevés. Le personnel de la DRCIN et les autres membres du personnel des opérations entretiennent une collaboration efficace tout au long du processus d’inspection. En outre, le rendement des activités de vérification de la conformité de la DRCIN est systématiquement contrôlé par rapport aux résultats prévus et fait l’objet de rapports périodiques à la direction, dans le cadre d’un processus adéquat de gestion des données sur le rendement liées aux activités.

La documentation des processus peut être améliorée en ajoutant d’autres orientations sur les inspections annulées ou reportées et en regroupant l’information, qui est largement fragmentée dans plusieurs documents. Le dernier exercice de classement des risques des installations documenté par la direction de la DRCIN ne s’appuie pas sur une justification claire des cotes attribuées, ce qui avait déjà été signalé comme un aspect à améliorer lors d’une vérification du Bureau du vérificateur général (BVG) en 2022. Il est possible d’explorer les techniques de planification tenant compte du risque utilisées par la Direction de la réglementation des centrales nucléaires (DRCN) et par d’autres organismes de référence qui se concentrent davantage sur les inspections à haut risque, y compris le recours à un plus grand nombre d’inspections inopinées. La gestion de l’information peut être améliorée par l’optimisation de la cohérence de la documentation et par le suivi et la surveillance des informations liées aux inspections, comme les leçons tirées et les documents soumis par les titulaires de permis. Les mesures de rendement utilisées pour le suivi des activités de vérification de la conformité prévues sont généralement fondées sur les progrès accomplis et ne permettent pas de mesurer l’efficacité. Il serait possible d’élargir la couverture des indicateurs et la qualité de la collecte des données. Il semble que le programme de vérification de la conformité de la CCSN a une influence sur la culture de sûreté des titulaires de permis, mais ces derniers ont relevé des possibilités d’amélioration qui méritent d’être explorées plus avant, notamment en ce qui concerne la fréquence des inspections et la clarté des règlements.

Le présent rapport de mission comprend 5 recommandations visant à donner suite aux aspects à améliorer susmentionnés (voir la section 8). La direction accepte les recommandations et ses réponses traduisent son engagement à prendre des mesures.

1. Contexte

En vertu de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires, la CCSN a pour mandat de réglementer le développement, la production et l’utilisation de l’énergie nucléaire pour toutes les installations et activités nucléaires au Canada. À l’appui de ce mandat, la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) et la Direction générale du soutien technique (DGST) mènent des activités de vérification de la conformité, telles que des inspections, afin de s’assurer que les titulaires de permis de la CCSN affichent un niveau élevé de conformité avec son cadre de réglementation.

Une inspection désigne une activité particulière de vérification de la conformité menée par diverses directions de la DGRO et de la DGST, dans le cadre de laquelle des renseignements sont recueillis, analysés et consignés dans le but d’évaluer si une activité est conforme aux exigences réglementaires. Les inspections sont soit planifiées, soit réactives. Une inspection réactive peut être déclenchée à la suite d’un examen documentaire, d’une évaluation technique ou d’un événement non planifié comme des activités réglementées rares ou non planifiées. Une inspection inopinée peut être effectuée à tout moment sans que le titulaire de permis ne soit prévenu. Les inspections réactives et inopinées sont menées en fonction de critères préétablis, et les entités assujetties à une inspection réactive sont informées du processus, des critères et des résultats de l’inspection. Pour les inspections planifiées, les plans de conformité sont élaborés chaque année par chacune des directions de la DGRO, en collaboration avec des experts ou expertes en la matière (EM), dont la plupart proviennent de la DGST.

Le processus de planification garantit que les activités de vérification de la conformité sont planifiées de manière systématique et en tenant compte du risque, ce que l’on appelle la vérification de la conformité tenant compte du risque (VCTCR). La VCTCR prend en compte des éléments clés comme les exigences réglementaires, l’historique du titulaire de permis en matière de rendement, les considérations organisationnelles et les résultats stratégiques de la CCSN.

Les plans de conformité décrivent la portée, la planification, les ressources et le calendrier des activités de vérification à entreprendre pour le prochain cycle de conformité d’un titulaire de permis donné. Les activités de conformité sont guidées par des plans de base propres à chaque direction, lesquels sont validés chaque année. Des écarts par rapport aux plans de base peuvent survenir en raison de divers facteurs, notamment des inspections qui n’ont pas été réalisées comme prévu au cours de l’année précédente, les antécédents récents du titulaire de permis en matière de rendement ou des changements importants à venir dans le programme d’autorisation.

En 2016, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) s’est penché sur la question de savoir si la CCSN avait géré adéquatement ses inspections sur le site des centrales nucléaires du Canada. Le BVG a formulé 5 recommandations, notamment celle d’établir et de mettre en œuvre un processus de planification bien documenté pour l’inspection sur le site des centrales nucléaires afin de pouvoir démontrer que le processus est systématique et axé sur les risques. Le président de la CCSN a par la suite demandé à toutes les directions qui ne sont pas responsables des centrales nucléaires et qui effectuent des inspections auprès des titulaires de permis de donner suite elles aussi aux recommandations du rapport de vérification du BVG dans la mesure où elles concernaient leurs propres programmes d’inspection. Par conséquent, la CCSN a actualisé son approche tenant compte du risque pour la planification des inspections entre 2016 et 2020. La présente mission d’évaluation et d’audit conjoints a pour but de déterminer si les processus de vérification de la conformité tenant compte du risque utilisés par les directions de la CCSN sont systématiques, bien documentés, objectifs, efficaces et fonctionnent comme prévu.

2. Autorité

La présente mission d’évaluation et d’audit conjoints fait partie du Plan d’évaluation et d’audit axé sur les risques pour les exercices 2023-2024 et 2024-2025, approuvé par la CCSN.

3. Objectif, portée et approche

L’audit visait à fournir une assurance raisonnable que les processus de vérification de la conformité tenant compte du risque qui sont utilisés par les directions de la CCSN étaient systématiques, bien documentés, objectifs et cohérents, le cas échéant.

L’objectif de l’évaluation était d’évaluer le rendement des processus de vérification de la conformité et l’efficacité de leur mise en œuvre afin de déterminer dans quelle mesure les résultats escomptés sont atteints et si les indicateurs de mesure sont fiables.

La mission portait sur les activités de vérification de la conformité au sein de la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN), notamment les processus en place pour élaborer des plans d’inspection tenant compte du risque, réaliser des inspections tenant compte du risque de la manière prévue et mesurer le degré d’atteinte des résultats escomptés. La mission a porté sur la période 2021-2022 à 2023-2024, à l’exclusion de la période au plus fort de la pandémie, pendant laquelle les procédures ont été modifiées.

Les méthodes suivantes ont été utilisées pour mener à bien la mission :

Entrevues avec les parties intéressées concernées
Examen de la documentation
Observation d’une inspection sur le site
Contrôle d’inspections de vérification de la conformité achevées
Comparaison avec d’autres organismes de réglementation nucléaire et d’autres ministères fédéraux
Sondage auprès des titulaires de permis de la DRCIN

4. Énoncé de conformité

Cette mission est conforme aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors et aux normes d’évaluation de la Société canadienne d’évaluation

5. Remerciements

L’équipe de mission tient à remercier la direction et le personnel pour leur soutien tout au long de la réalisation de cet audit et de cette évaluation.

6. Constatations et observations

6.1 Gouvernance et documentation des procédures

Un cadre de gouvernance est un ensemble de règles et de pratiques par lesquelles une organisation assure la responsabilité et la transparence auprès de toutes ses parties intéressées. Puisque diverses parties intéressées internes et externes prennent part aux processus de vérification de la conformité tenant compte du risque, il est essentiel de disposer d’une structure de gouvernance clairement définie et intégrée pour garantir l’obtention des résultats du programme. L’équipe de mission s’attendait à ce qu’un cadre de gouvernance soit en place pour garantir que les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris, et à ce que ce dernier permette la surveillance adéquate de la planification des inspections tenant compte du risque.

Principales constatations

La mission a permis de constater qu’un cadre de gouvernance complet est en place pour assurer une surveillance adéquate de la planification tenant compte du risque.

De l’orientation documentée existe et permet de distinguer les différents types d’inspection et de déterminer dans quelles circonstances il est justifié d’avoir recours à chaque type, et elle couvre les activités clés du processus de vérification de la conformité.

Toutefois, il y aurait lieu d’améliorer l’orientation documentée sur les inspections annulées et reportées, et aussi de regrouper la documentation, car les directives sont fragmentées dans plusieurs documents, ce qui crée un risque que le personnel ne connaisse pas toutes les orientations disponibles lorsqu’il s’agit de conceptualiser des processus clés.

En outre, un certain nombre de documents de procédure ont été mis à jour pour la dernière fois en 2018 et 2019, et un des documents examinés semblait désuet. Il est important de revoir la documentation pour s’assurer que son contenu est toujours pertinent et exact.

6.1.1 Responsabilité et imputabilité

Des responsabilités bien définies et documentées sont essentielles à tout cadre de gouvernance efficace. Les rôles et les responsabilités sont définis et documentés dans plus de 10 documents de procédure de la DRCIN. Certains documents incluent des matrices d’attribution des responsabilités pour définir les rôles de l’équipe dans 4 catégories : responsable, redevable, consulté et informé. Ces documents sont applicables à diverses activités tout au long du processus de vérification de la conformité, par exemple :

attribution d’une cote de risque à une installation ou une activité
élaboration du plan de conformité sur 10 ans
élaboration du plan de conformité annuel
réalisation des activités de conformité
sélection et application de mesures d’application graduelles
rapports sur la conformité des titulaires de permis

Des documents de procédure sont disponibles pour toutes les activités susmentionnées et intègrent des mécanismes de surveillance, comme l’examen et l’approbation par la direction des cotes de risque attribuées, l’approbation du plan de conformité sur 10 ans par la DRCIN et les EM des directions concernées, et la consultation de l’équipe de la conformité et de l’évaluation des installations (ECEI). Ces équipes sont composées d’agents de projet, d’EM et de spécialistes du site concerné. Elles sont consultées régulièrement au cours du processus d’inspection, lors de l’élaboration du plan de conformité propre à l’installation.

Les rôles et les responsabilités des inspecteurs et des spécialistes techniques sont officiellement définis dans le cadre du système à deux clés. Le système à deux clés garantit que les agents de projet, en tant que spécialistes du site, et les EM, en tant que spécialistes techniques, participent de près à la prise de décisions relatives à la vérification de la conformité, ce qui permet de varier les points de vue et les regards sur les dossiers.

Les entrevues avec les agents de projet de la DRCIN ont montré que le personnel comprend clairement les rôles et les responsabilités de chacun. Il est également apparu clairement que le personnel comprenait les principaux processus de vérification de la conformité tenant compte du risque, puisque leurs descriptions correspondaient à ce qui est écrit dans les documents de procédure.

6.1.2. Exhaustivité de l’orientation documentée

L’équipe de mission a évalué si les documents de procédure étaient complets. Selon l’examen de la documentation, il est évident que les différents types d’inspections sont bien définis et documentés, et qu’ils comprennent des considérations détaillées qui aident à déterminer le moment où la réalisation d’une activité de conformité précise est justifiée. Des descriptions, y compris les éléments déclencheurs correspondants, sont définies pour diverses activités liées à la conformité, telles que les examens documentaires, les inspections de base, les inspections réactives, les inspections propres à une installation et les inspections inopinées.

L’évaluation a montré qu’il n’existe que peu ou pas d’orientation procédurale sur l’annulation ou le report d’inspections, et qu’il n’y a pas d’exemples de situations qui exigent la prise de ces mesures ni de processus d’approbation permettant de faciliter ces changements. Un document de procédure indique que les activités de conformité propres à une installation et non planifiées « peuvent entraîner l’annulation ou le report des activités de conformité propres à l’installation qui sont planifiées et qui sont jugées moins importantes sur le plan de la sûreté » [traduction], mais aucune information supplémentaire n’est fournie. Malgré le peu d’orientations documentées sur ce sujet, la direction a indiqué que les dossiers contiennent une documentation et des approbations adéquates en cas d’annulation ou de report.

Selon le rapport sur le rendement de la CCSN pour le quatrième trimestre de 20222023, les reports et les annulations d’inspections représentaient en moyenne environ 14 % du nombre total d’inspections prévues par la DRCIN avant la pandémie de COVID-19 au cours de l’exercice 20192020. Ce pourcentage est passé à environ 23 % au plus fort de la pandémie et est retombé à 14 % au cours de l’exercice 20222023. L’absence d’orientation procédurale concernant les reports ou les annulations d’inspections fait courir le risque que des retards se produisent sans que le ou les risques pertinents aient été suffisamment pris en compte ou sans qu’une surveillance appropriée ait été exercée.

Bien que les reports et les annulations ne représentent qu’une petite partie de l’ensemble des inspections prévues, il y aurait lieu d’élaborer une orientation procédurale plus rigoureuse sur ce processus. Cette orientation pourrait permettre une meilleure surveillance, une plus grande cohérence, une gestion efficace des connaissances et des pratiques efficientes d’affectation des ressources.

6.1.3. Facilité d’utilisation et efficacité de l’orientation documentée

Bien qu’il existe une multitude de documents d’orientation publiés à l’intention du personnel de la DRCIN, la mission a permis de constater que les lignes directrices relatives à l’élaboration du plan de base de la DRCIN sont fragmentées dans plusieurs documents sur le portail interne de la CCSN, le Navigateur. Par exemple, il existe des documents de procédure distincts sur l’attribution de cotes de risque pour les installations, l’attribution de cotes de risque pour déterminer le nombre d’activités de conformité et pour l’élaboration de plans de base. Il existe donc un risque que le personnel ne connaisse pas toutes les orientations documentées disponibles ou la manière dont les processus sont liés les uns aux autres. L’absence de documentation consolidée peut rendre difficile la conceptualisation du processus et créer des difficultés lors de la formation du nouveau personnel. Cette situation nuit à l’efficacité globale des personnes qui consultent les documents d’orientation à la recherche de renseignements. Étant donné qu’il existe plus de 10 documents de procédure sur les activités de vérification de la conformité, il serait utile de les regrouper et de les relier pour garantir que l’orientation est complète, facilement accessible et facile à suivre.

Il a aussi été souligné que bon nombre de documents de procédure ont été mis à jour pour la dernière fois en 2018 et 2019 et qu’un des documents examinés semblait désuet. Il serait pertinent d’examiner les documents de procédure pour s’assurer que le contenu est pertinent et à jour et qu’il respecte les exigences actuelles du Navigateur en matière de tenue de documents. Les membres de la direction ont déclaré lors des entrevues que les documents de procédure sont revus tous les 5 ans, mais cette pratique ne semble pas documentée.

6.1.4 Conclusion

Le processus de planification des inspections tenant compte du risque est soutenu par un cadre de gouvernance complet comportant des responsabilités définies, des obligations de reddition de comptes et des mécanismes de surveillance. Il existe de nombreux documents d’orientation qui décrivent les différents types d’inspection, les situations dans lesquelles chaque type d’inspection est justifié et les activités clés tout au long du processus d’inspection. Il existe un risque que le personnel de la DRCIN ne connaisse pas tous les documents d’orientation disponibles ou la manière dont les processus sont liés les uns aux autres, car l’information est largement fragmentée dans plusieurs documents.

Recommandation

1. La DRCIN devrait mettre à jour la documentation des processus pour :

inclure de l’orientation et un contexte mieux documentés relativement aux annulations et aux reports d’inspections
regrouper ses documents de procédure pour la vérification de la conformité
s’assurer que le contenu est à jour et pertinent

6.2 Gestion du risque

La gestion du risque fait référence au recensement et à l’évaluation des risques pour les objectifs de l’organisation. L’équipe de mission s’attendait à trouver un processus systématique utilisé pour recenser et évaluer les risques et les classer par ordre de priorité afin de soutenir la planification et la conduite des activités de vérification de la conformité à la CCSN.

Principales constatations

La mission a permis de constater que le plus récent exercice de classement des risques des installations, documenté par la direction de la DRCIN, manque de justifications claires pour étayer les cotes attribuées. Ce point avait déjà été désigné comme un aspect à améliorer lors d’un audit du BVG en 2022. En septembre 2024, une révision du processus a été approuvée par la direction de la DRCIN. La Division des grands projets et du soutien stratégique (DGPSS) est en train de réexaminer le classement initial des risques effectué dans le cadre du plan de conformité de base de 2019, en utilisant le processus révisé. Cette activité devrait être achevée d’ici le 31 mars 2025.

L’exercice d’analyse comparative réalisé avec d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire et des ministères du gouvernement fédéral du Canada met en évidence les possibilités d’amélioration de la DRCIN en ce qui concerne les pratiques de recensement des risques et l’inclusion d’un plus grand nombre d’inspections inopinées.

6.2.1 Cerner et classer les risques

Les processus de classement des risques devraient être documentés et accompagnés d’une justification claire. Le processus actuel de recensement et de classement des installations autorisées par la DRCIN est documenté dans un document d’instructions de travail contenant des exemples de considérations de risque. Toutefois, le dernier exercice de classement des risques mené par la direction de la DRCIN n’a pas été étayé par des arguments justifiant les cotes de risque données aux installations. Les installations ont été classées selon 3 cotes de risque : élevé, modéré et faible. La justification de ces cotes était générale, et il était difficile de savoir si elle s’appliquait à une partie ou à l’ensemble des installations et activités énumérées dans le document d’attribution des cotes de risque. En outre, les risques financiers tels que le flux de trésorerie du titulaire de permis n’ont pas été pris en compte dans l’exercice d’attribution des cotes de risque, ce qui peut entraîner l’application de pratiques moins rigoureuses qui ne respectent plus intégralement les conditions du permis, ou qui ont une incidence sur la sûreté. Le fait pour un titulaire de permis d’avoir des comptes en souffrance depuis longtemps auprès de la CCSN peut être un indicateur de l’existence d’un risque financier. Il est important de veiller à ce qu’une justification claire et documentée soit disponible pour étayer le classement du risque et le plan d’inspection qui en découle. Cette façon de faire favoriserait la transparence et contribuerait à garantir que le processus de planification des inspections tenant compte du risque soit guidé par des éléments probants bien étayés, qu’il soit appliqué de manière uniforme et que les ressources soient affectées là où elles sont le plus nécessaires.

La recommandation de documenter systématiquement les justifications a été formulée dans l’Audit de performance de 2022 du BVG sur la gestion des déchets radioactifs de faible et de moyenne activité. La CCSN s’est engagée à mettre en place un plan d’action de la direction (PAD) afin de documenter de manière complète et uniforme l’attribution de ses cotes de risque. Le PAD devait permettre de cerner les lacunes du processus avant mars 2023 et d’achever la révision des documents avant mars 2024. La direction a confirmé que des travaux sont en cours pour actualiser l’approche. Selon la direction, le processus de base actuel est en train d’être mis à jour afin d’être plus détaillé. Plutôt qu’un profil de risque générique élevé, modéré et faible pour les installations, les cotes de risque porteront sur les risques des domaines de sûreté et de réglementation (DSR) propres à chaque installation.

La DGPSS a été créée au sein de la DRCIN au cours de la mission et a été chargée de superviser la révision de ce processus. Pour mener à bien ces actions, il est possible de tirer parti de certaines des pratiques exemplaires déployées par d’autres ministères du gouvernement fédéral du Canada et par des organismes internationaux de réglementation nucléaire pour recenser et classer les risques. En septembre 2024, une révision du processus a été approuvée par la direction de la DRCIN. La DGPSS s’affaire à réexaminer le classement initial des risques effectué dans le cadre du plan de conformité de base de 2019 en utilisant le processus révisé. Cette activité devrait être achevée d’ici le 31 mars 2025.

L’équipe de mission a procédé à une analyse comparative auprès d’autres ministères fédéraux et d’organismes de réglementation internationaux. L’analyse a permis de constater que d’autres ministères fédéraux déploient un modèle qui leur est propre pour mettre en place des processus systématiques de classement du risque au sein de leur organisation. Chaque modèle de risque prend en compte des facteurs propres à chacune des parties réglementées, plutôt que d’appliquer une approche générique (voir la figure 1 pour en savoir davantage).

Figure 1 - Pratiques de recensement des risques dans d’autres ministères fédéraux du Canada

Un ministère dispose d’un modèle de risque fondé sur la science qui régit son plan d’inspection et qui repose sur 3 éléments clés : le risque inhérent, les exigences de contrôle réglementaire et les antécédents de l’établissement.
Un ministère dispose d’un modèle de risque qui évalue les risques ou les « conséquences » pour toutes les organisations réglementées qu’il évalue, en utilisant une approche adaptée à chaque organisation. Les facteurs de risque comprennent le produit ou le service fourni, le danger qui y est associé, la proximité du danger par rapport aux personnes, à l’eau, à l’habitat, et ainsi de suite.
Un ministère applique généralement une échelle numérique (de 1 à 5) pour représenter le degré de risque perçu au sein de l’entité ciblée. Certains programmes utilisent des algorithmes sophistiqués d’apprentissage automatique pour établir leurs cotes, tandis que d’autres s’appuient sur l’opinion et le jugement d’experts et d’expertes.
Un ministère établit des profils de risque pour déterminer les priorités d’inspection à l’aide de données recueillies lors d’inspections antérieures, dans les demandes de permis et auprès de partenaires internationaux. Plusieurs facteurs sont pris en considération lors de l’établissement du profil de risque d’un site. Ces profils varient en fonction de facteurs tels que le lieu et les antécédents en matière de conformité.

De même, tous les organismes internationaux de réglementation nucléaire utilisent un processus d’inspection tenant compte du risque, dans le cadre duquel le niveau d’attention réglementaire appliqué au titulaire de permis est fondé sur de multiples facteurs comme le niveau de danger et de risque posé par l’installation ou l’activité, et les antécédents du titulaire de permis en matière de sûreté et de sécurité. Toutes ces évaluations sont étayées par des mesures qualitatives et quantitatives, notamment le nombre et l’importance des enjeux réglementaires et le nombre et l’importance des incidents, recueillies dans le cadre des activités de réglementation. D’autres pratiques de recensement des risques mises en œuvre par les organismes internationaux de réglementation sont présentées la figure 2.

Quatre inspections prévues dans le cadre du sous-programme « Installations de gestion des déchets nucléaires » ont été reportées d’un exercice à l’autre, ce qui demeure à l’intérieur de la période couverte par le plan de base de 10 ans; toutefois, ce délai d’un an pourrait indiquer que les 4 inspections n’étaient pas liées à des domaines à risque élevé. Il convient donc d’examiner la manière dont les inspections sont classées par ordre de priorité afin de s’assurer que les ressources sont affectées aux domaines présentant le risque le plus élevé.

Figure 2 : Pratiques de recensement des risques chez d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire

En 2018, un organisme de réglementation a décidé de ne plus tout examiner périodiquement afin de favoriser l’utilisation efficace des ressources, en particulier dans les domaines à faible risque. L’organisme de réglementation effectue désormais un examen fondé sur les risques et les renseignements, qui consiste à utiliser un échantillonnage tenant compte du risque; il s’agit de cibler les domaines qui présentent le plus de risques et qui sont les moins contrôlés, plutôt que de tout examiner périodiquement.
Deux organismes de réglementation utilisent une approche par échantillonnage plutôt qu’une inspection à 100 %. Cette méthode d’échantillonnage tient compte du risque et repose sur le principe sous-jacent selon lequel le titulaire de permis est responsable de la maîtrise des dangers et des risques liés à ses activités.
Un organisme de réglementation utilise 3 niveaux d’attention réglementaire : courant, accru et renforcé.
Un organisme de réglementation applique le principe de proportionnalité lorsqu’il détermine ses actions, de sorte que la portée, les conditions et l’étendue de ses actions réglementaires sont proportionnelles aux répercussions sur les personnes et l’environnement.
Selon un organisme de réglementation, la surveillance réglementaire est guidée par la complexité de l’activité ou de l’installation autorisée et des dommages qu’elles peuvent causer. Cela signifie que les installations qui présentent un risque moindre seront soumises à moins de surveillance et d’examen.

Il y aurait lieu pour la direction d’évaluer les pratiques de classement des risques recensées dans l’exercice d’analyse comparative afin de déterminer si l’une des méthodes pourrait être adaptée à l’usage de la CCSN, ce qui pourrait faciliter la réalisation de cette action et améliorer le processus.

6.2.2 Inspections réactives

Les inspections réactives sont clairement définies dans la documentation des processus de la CCSN, qui définit les responsabilités de l’inspecteur principal ou de l’agent de projet, et fournit des exemples d’éléments déclencheurs pertinents. Les entrevues avec le personnel de la DRCIN ont montré que le processus d’ajout d’inspections réactives au plan consiste en une approche à plusieurs étapes. Cette approche prévoit la consultation de l’agent de surveillance pour évaluer la faisabilité de l’ajout d’une nouvelle inspection au plan existant, la documentation de la justification pour ajouter l’inspection réactive et l’obtention de l’approbation du directeur ou de la directrice. Bien que ces étapes ne soient pas documentées officiellement, il est évident que le processus a été bien compris par le personnel.

Comme c’est le cas pour la CCSN, d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire et des ministères du gouvernement fédéral du Canada mènent des inspections réactives. L’exercice d’analyse comparative a révélé que certains effectuent régulièrement des inspections réactives en fonction du risque de l’entité et des plaintes reçues, tandis que d’autres allouent un pourcentage des efforts d’inspection déployés annuellement aux inspections réactives. Un ministère fédéral a fait remarquer que lorsqu’une inspection réactive est déclenchée par une plainte, le ministère procède souvent à une inspection de conformité inopinée sur place, car c’est ainsi qu’il a le plus de chances d’obtenir une évaluation juste des opérations.

Les approches en matière d’affectation des ressources varient également dans les observations de l’analyse comparative. Un ministère fédéral a indiqué que 15 % de son plan était consacré aux inspections réactives, tandis que l’un des organismes internationaux de réglementation a indiqué que ces inspections représentaient 5 % de son plan. Le fait d’anticiper les inspections réactives peut réduire le risque d’une charge de travail élevée pour le personnel, tout en garantissant une capacité suffisante pour faire face à des événements inattendus, le cas échéant. Cette pratique a été récemment mise en œuvre à la CCSN par la Direction de la réglementation des centrales nucléaires (DRCN). Selon le personnel de la DRCN, le nombre d’inspections de base prévues a été réduit pour laisser plus de temps et de flexibilité aux travaux réactifs.

6.2.3 Inspections inopinées

La DRCIN a mis en place de l’orientation documentée pour définir les inspections annoncées et inopinées, y compris des détails sur les avantages et les inconvénients et les éléments déclencheurs potentiels. Selon une discussion avec le personnel de la DRCIN, la réalisation d’inspections inopinées est peu fréquente, et la DRCIN n’a mené que 2 inspections de ce type au cours de l’exercice 2023-2024. En effet, il est possible que le personnel compétent ne soit pas disponible sur le site du titulaire de permis au cours de la visite inopinée pour fournir les informations pertinentes ou répondre aux questions qui sont posées lors d’une inspection régulière. Toutefois, certains membres du personnel de la DRCIN ont l’impression que les inspections inopinées peuvent permettre aux inspecteurs de voir les titulaires de permis dans un contexte plus près du réel, puisque ce type d’inspection ne permet pas d’effectuer une préparation ou un encadrement au préalable. Cette pratique est utilisée par la DRCN lorsque les inspecteurs ciblent des domaines susceptibles de nécessiter une attention particulière.

L’exercice d’analyse comparative a révélé que tous les participants à l’analyse comparative effectuent des inspections inopinées. Deux des 4 ministères qui effectuent des inspections inopinées le font généralement en réponse à un élément déclencheur, tel qu’une plainte ou un problème observé au cours d’une inspection. Voir la figure 3 pour en savoir davantage.

Figure 3 - Inspections inopinées menées par d’autres ministères fédéraux du Canada et des organismes internationaux de réglementation nucléaire

Deux organismes internationaux de réglementation nucléaire effectuent des inspections inopinées en réponse à un élément déclencheur (par exemple des informations fournies par un dénonciateur).
Un organisme international de réglementation nucléaire ne procède qu’à des inspections inopinées dans les centrales nucléaires.
Un organisme international de réglementation nucléaire mène régulièrement des inspections inopinées. Afin d’améliorer l’efficacité des visites d’inspection et de réduire les coûts pour l’organisme, celui-ci communique parfois à l’avance avec le titulaire de permis pour s’assurer que l’inspection peut être effectuée de manière efficace et efficiente au moment prévu.
Un ministère fédéral canadien effectue des inspections inopinées de façon ponctuelle si un inspecteur se trouve à proximité d’un site présentant un problème potentiel. En outre, des inspections aléatoires non annoncées sont pratiquées par ce ministère dans le cadre de certains programmes, à des fins de contrôle de la qualité du programme axé sur les risques.
Un ministère fédéral canadien effectue souvent des inspections inopinées en réponse à des plaintes.
Un ministère fédéral canadien a fait remarquer que les inspections inopinées peuvent être effectuées en réponse à une préoccupation ou à une plainte. Il préférable de les éviter, afin de s’assurer que la partie assujettie à la réglementation dispose du personnel et des documents nécessaires au moment de l’inspection.
Un ministère fédéral canadien effectue quelques inspections inopinées de manière peu fréquente

Les participants à l’analyse comparative et le personnel de la DRCN ont noté que les inspections inopinées peuvent donner une image plus complète de la situation d’une installation; elles permettent à l’organisme de réglementation de maintenir son statut d’autorité en faisant savoir au titulaire de permis que l’organisme de réglementation peut arriver à tout moment; elles empêchent le titulaire de permis de gérer son plan de travail en fonction de ce qui a été annoncé et elles augmentent la probabilité d’obtenir une évaluation juste, en évitant de prévenir le titulaire de permis assujetti à la réglementation.

En outre, les inspections inopinées ont été désignées comme un domaine d’amélioration par le Service d’examen intégré de la réglementation (SEIR). En 2019, le SEIR a effectué une mission au Canada au cours de laquelle il a procédé à un examen par les pairs du cadre de réglementation du Canada en matière de sûreté nucléaire et de radioprotection par rapport aux normes de sûreté de l’Agence internationale de l’énergie atomique (AIEA). La mission du SEIR a relevé qu’aucune inspection inopinée n’avait été menée par la DRCIN dans les installations de fabrication, de raffinage et de conversion du combustible d’uranium depuis 2017. Il a donc été suggéré que la CCSN envisage de procéder à des inspections inopinées de ces installations. La CCSN a également continué de codifier la manière dont les inspections inopinées seraient envisagées dans le cadre du Programme du cycle du combustible nucléaire et des réacteurs de recherche.

En 2022, le personnel de la CCSN a procédé à une auto-évaluation^{Note de bas de page 1} de son processus d’inspection afin d’envisager des possibilités d’amélioration et de normaliser les pratiques d’inspection dans toutes les directions. Dans le rapport sur cette auto-évaluation, il est indiqué que « de plus amples renseignements sur l’utilisation des inspections non planifiées/inopinées et des inspections sur le terrain dans le processus d’inspection actuel de la CCSN permettront une plus grande flexibilité dans l’utilisation de ces types d’inspections » [traduction]. Ainsi, le document relatif au processus d’inspection de la CCSN a été révisé afin d’y inclure des informations supplémentaires sur l’emploi d’inspections non planifiées et inopinées. Les directions doivent maintenant harmoniser leurs procédures avec la documentation révisée de la CCSN d’ici la fin du mois de mars 2025. Bien que les révisions n’incluent pas d’orientation sur la fréquence des inspections inopinées, les directions ont la possibilité d’intégrer de l’orientation plus précise dans leur documentation si nécessaire.

Les commentaires du personnel de la DRCIN, des organismes analysés et du SEIR, et l’auto-évaluation du processus d’inspection donnent l’occasion à la DRCIN d’évaluer la pertinence de mener davantage d’inspections inopinées.

6.2.4 Conclusion

Le principal domaine à améliorer en matière de gestion du risque concerne l’exercice actuel d’établissement des cotes de risque, qui manque de justification claire pour étayer les cotes. Cela peut mener à un manque de transparence et à des lacunes dans la mémoire institutionnelle concernant les décisions de planification en matière de vérification de la conformité. L’absence de justification peut également entraver les efforts de transfert de connaissances et empêcher une affectation optimale des ressources. L’exercice d’analyse comparative peut fournir des informations sur la manière d’aborder cette question.

Il est possible d’effectuer des inspections inopinées à titre de mesure proactive pour atténuer les risques qui pourraient autrement passer inaperçus.

Recommandation

2. La DRCIN devrait procéder à une analyse du processus actuel de planification de la vérification de la conformité tenant compte du risque afin de déterminer comment mettre à profit les pratiques exemplaires utilisées dans d’autres organismes et au sein de la CCSN, y compris, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :

mettre en œuvre une approche de planification tenant compte du risque et fondée sur le renseignement de sécurité afin de se concentrer davantage sur les inspections à risque élevé, ce qui favoriserait une meilleure utilisation des ressources et de meilleurs résultats
accroître le recours aux inspections inopinées afin de renforcer et de compléter les pratiques existantes en matière de vérification de la conformité

6.3 Planification et réalisation des inspections

L’équipe de mission s’attendait à trouver des mécanismes en place, notamment des examens périodiques du plan d’inspection et de l’orientation documentée pour aider le personnel, afin de garantir que la planification et la réalisation des inspections correspondent au niveau de risque connexe.

Principales constatations

La mission a permis de constater que le personnel connaît bien les instructions de travail et les processus de la DRCIN qui sous-tendent la planification et la réalisation des vérifications de la conformité tenant compte du risque. Des outils et de l’orientation sont fournis au personnel de la DRCIN pour les appuyer dans la planification des inspections tenant compte du risque et la réalisation des activités. Le personnel a indiqué que ces outils étaient adaptés à ses besoins.

Les contrôles ont permis de confirmer que la DRCIN a effectué des inspections adaptées aux risques cernés dans son exercice d’établissement des cotes de risque, et que les inspections ont été menées conformément aux procédures établies.

Les plans d’inspection sont revus périodiquement pour s’assurer de la pertinence et de l’exactitude des risques. Des processus de révision sont également en place pour modifier les plans d’inspection, et ces processus sont compris et utilisés de manière uniforme dans l’ensemble de la Direction. Toutefois, il y a un manque de clarté en ce qui concerne l’examen à mi-parcours du plan de base sur 10 ans de la DRCIN. Le processus révisé qui a été approuvé par la direction de la DRCIN en septembre 2024 précise que l’objectif de l’examen à mi-parcours est de mettre à jour les critères de risque et de renouveler la validation du plan de base sur 10 ans.

6.3.1 Planification des inspections tenant compte du risque

L’examen de la documentation a montré que les documents du processus étaient en place pour appuyer la planification des inspections de la DRCIN tenant compte du risque. Ces documents comprenaient des orientations sur des activités clés telles que l’élaboration du plan de base préliminaire, qui est utilisé pour préparer le plan de base propre à l’installation, et la validation du plan auprès de l’ECEI. Les instructions de travail et les processus prévoyaient que le rendement du titulaire de permis soit pris en compte lors de la planification de base et de la planification annuelle des activités de vérification de la conformité. Des détails supplémentaires figurent à l’annexe B.

Certains aspects du processus manquent d’orientation détaillée et de normalisation. Il n’y a aucune exigence visant à justifier l’inclusion de certains critères de vérification de la conformité par rapport à d’autres lors de l’élaboration de la matrice de conformité. En outre, les agents de projet ne disposaient que de peu d’indications pour déterminer quelles informations doivent être prises en compte dans la préparation des inspections à venir. Une étape du processus d’inspection nécessitait que les inspecteurs tiennent compte des leçons tirées des inspections précédentes. Toutefois, l’équipe de mission a constaté qu’il n’existait pas de format type au sein de la DRCIN pour la communication et l’examen des leçons tirées. Par conséquent, les inspecteurs font appel à leur propre jugement pour déterminer ce dont ils doivent tenir compte. En outre, l’examen d’un échantillon d’inspections achevées a permis de constater que l’onglet « leçons tirées » n’était rempli dans le Système de gestion de cas (SGC)^{Note de bas de page 2} que pour une seule des inspections examinées. Rien n’indique que l’omission de cette étape ait entraîné un risque quelconque.

La discussion avec la direction a révélé que la Division des grands projets et du soutien stratégique (DGPSS) prévoit mettre en œuvre une base de données sur les leçons tirées. La mise en œuvre de cet outil pourrait aider les inspecteurs à planifier leurs inspections. Les leçons tirées ont également été désignées comme un aspect à améliorer dans l’auto-évaluation de 2022, qui a révélé que les conclusions des leçons tirées ne sont pas systématiquement communiquées aux inspecteurs. En conséquence, une mesure est en cours pour garantir que les leçons tirées des inspections soient suivies et communiquées aux publics appropriés selon une approche graduelle^{Note de bas de page 3}. Depuis juillet 2024, les événements organisés par la communauté d’inspection, tels que les séances d’information trimestrielles pour les inspecteurs et le Forum des inspecteurs, servent à communiquer les leçons tirées. De plus, le document sur le processus d’inspection de la CCSN a été révisé pour inclure de l’orientation sur la communication des leçons tirées. En outre, un groupe de travail a été créé et chargé de mettre en œuvre les mesures découlant de l’auto-évaluation, et l’un de ses domaines d’intérêt est le recensement des nouvelles leçons tirées par les directions qui sont susceptibles d’améliorer l’orientation interne.

L’absence d’orientation détaillée et de normalisation des pratiques exemplaires pourrait constituer un risque important en termes de transfert des connaissances et d’assurance de la qualité. Si les agents de projet ou les inspecteurs possédant des connaissances institutionnelles changent de rôle ou quittent la CCSN, il existe un risque que des décisions inadéquates en matière de planification de la vérification de la conformité soient prises en raison d’un manque d’informations et de l’absence d’un transfert efficace des connaissances.

Les résultats de l’examen de cette question dans le cadre de l’exercice d’analyse comparative montrent que tous les organismes internationaux de réglementation considèrent le risque comme un élément clé de leur planification. Comme la CCSN, les organismes de réglementation préparent un plan à long terme et un plan annuel correspondant. Le plan à long terme présente l’ensemble des activités à réaliser sur une période de plusieurs années, tandis que le plan annuel décrit les activités à réaliser chaque année.

6.3.2 Réalisation d’inspections tenant compte du risque

L’équipe de mission a utilisé une méthode non statistique pour sélectionner un échantillon d’inspections réalisées par la DRCIN au cours de l’exercice 2023-2024. L’échantillon était composé d’un éventail d’inspections couvrant des installations à risque élevé et modéré, une couverture variée de DSR et des types d’inspection (p. ex., de base, propre à une installation, réactive). L’objectif de cet échantillonnage était de déterminer si les inspections de la DRCIN correspondaient aux risques clés relevés dans l’exercice d’établissement des cotes de risque de base, et si les inspections étaient menées conformément aux procédures de la DRCIN. Un grand nombre des inspections achevées dans l’échantillon correspondaient au profil de risque établi lors de la planification de base.

Les contrôles ont également démontré que les inspections ont été menées conformément aux procédures d’inspection de la DRCIN et aux étapes du flux de travail documentées dans le SGC.

Les documents clés, tels que les ordres du jour des réunions de lancement, ont été systématiquement créés et sauvegardés dans le SGC. La justification des inspections réactives a été systématiquement documentée et conservée par l’agent de surveillance. En outre, les mesures découlant des rapports d’inspection ont été systématiquement saisies et ont fait l’objet d’un suivi distinct dans la Banque d’information réglementaire (BIR). La mission a permis de constater que la documentation relative aux inspections était, dans la plupart des cas, accessible, fiable, précise et complète.

Cependant, quelques inspections n’ont pas été fermées correctement dans le SGC et étaient toujours répertoriées comme étant ouvertes. Cette situation peut entraîner des incohérences ou des inexactitudes dans les rapports sur le rendement, qui prennent en compte le nombre de jours ouvrables nécessaires pour soumettre le rapport d’inspection au titulaire de permis.

6.3.3 Modèles et documents d’orientation à l’appui

Des modèles pour aider à la réalisation des inspections sont également établis au sein de la DRCIN. Les modèles comprennent des documents tels que des lettres d’avis aux titulaires de permis, des ordres du jour d’inspection, des matrices de conformité et des rapports d’inspection. Les modèles sont tous sauvegardés dans un endroit centralisé accessible au personnel de la DRCIN. Les agents de projet et les inspecteurs interrogés s’accordent pour dire que ces modèles sont utiles.

L’équipe de mission a assisté à une inspection dans une installation de la DRCIN en février 2024. L’objectif de la visite était d’observer le processus d’inspection en temps réel, tout en prenant note de toute considération liée à l’audit ou à l’évaluation, telle que l’utilisation d’outils et de modèles par le personnel au cours des inspections. Pendant l’inspection observée par les membres de l’équipe de mission, les inspecteurs ont utilisé le modèle de matrice de conformité sur place pour guider leur inspection, ainsi que le modèle de rapport préliminaire des faits et constatations pour présenter un compte rendu au titulaire de permis à la fin de l’inspection. Tout au long du processus d’inspection, l’équipe de mission n’a observé aucun écart par rapport aux processus ou procédures d’inspection documentés. Les outils et les modèles ont été utilisés comme prévu.

6.3.4 Procédures d’examen et d’approbation

Les plans d’inspection font l’objet d’un examen chaque automne dans le cadre du processus annuel de planification de la conformité, ce qui permet aux agents de projet de valider le plan de base et d’y apporter les ajustements nécessaires. L’examen annuel comprend des étapes clés, telles que la consultation des parties intéressées clés afin de définir les principales activités pour l’exercice financier à venir et d’évaluer l’alignement sur le profil de risque. Les plans de base sont mis à jour tous les 10 ans afin de garantir l’exactitude des risques propres aux installations. Au moment de la mission, le plan sur 10 ans actuel était réexaminé par la DRCIN dans le cadre de son examen de mi-parcours, dont l’objectif est d’évaluer son approche actuelle. En discutant avec la direction, il a été noté que l’examen de mi-parcours n’est pas un processus officialisé. Il a aussi été impossible de déterminer avec précision en quoi consiste l’examen de mi-parcours, l’approche adoptée, ni l’état d’avancement de l’examen. Il y aurait lieu d’officialiser l’examen de mi-parcours afin de s’assurer qu’un objectif clair est défini, tout en apportant une valeur ajoutée et en minimisant le dédoublement des efforts avec l’exercice annuel de planification. Les évaluations de base des risques constituent le fondement des plans de vérification de la conformité à la DRCIN. Une validation périodique officialisée des évaluations de base des risques permettrait de s’assurer que le plan de base reste en phase avec les changements intervenus chez les titulaires de permis et dans l’industrie.

Selon le personnel de la DRCIN, si l’on souhaite s’écarter du plan annuel en milieu d’année, soit en reportant, en annulant ou en ajoutant une inspection réactive, l’agent de projet doit communiquer avec l’agent de surveillance par écrit pour demander le changement. L’agent de projet fournit des informations pertinentes sur la faisabilité et la justification du changement, et le directeur concerné est chargé d’approuver le changement. S’il est accepté, le changement est alors enregistré par l’agent de surveillance dans la fiche de suivi, avec justification à l’appui. Les entrevues avec le personnel de la CCSN montrent que le processus de modification du plan annuel est compris par l’ensemble du personnel de la Direction. Les directeurs de la DRCIN ont fourni 2 exemples pour corroborer cette description du processus. Dans les 2 cas, le directeur a envoyé une note de service au directeur général pour lui demander d’approuver le changement. Il n’est pas certain que ce processus soit officialisé. L’officialisation des processus d’examen pour la modification des plans d’inspection pourrait contribuer à assurer l’uniformité de l’approche.

6.3.5 Conclusion

La mission a permis de constater que le personnel de la DRCIN est bien informé des orientations documentées existantes à l’appui de la planification et de la réalisation de la vérification de la conformité tenant compte du risque. Des modèles et des documents d’orientation sont fournis au personnel de la DRCIN pour soutenir les activités d’inspection tenant compte du risque, et des éléments probants montrent qu’ils sont utilisés pour mener à bien les inspections. En outre, les inspections réalisées par la DRCIN sont proportionnelles aux risques relevés dans l’exercice d’établissement des cotes de risque de la DRCIN et ont été réalisées conformément aux procédures de la DRCIN.

Bien qu’il existe une documentation sur les processus, les décisions relatives à l’établissement des cotes de risque et à l’établissement de l’ordre de priorité des inspections sont essentiellement prises de manière discrétionnaire. En l’absence de justification et de procédures documentées pour un transfert efficace des connaissances, il est difficile d’évaluer les décisions rétrospectivement et de tirer des leçons de l’expérience. En outre, le fait de ne pas disposer de ces informations pourrait ébranler la confiance du public ou conduire à un examen plus approfondi de la part des principales parties intéressées, dont la Commission, les auditeurs externes ou le grand public.

Recommandation

3. La DRCIN devrait veiller à ce que les leçons tirées des inspections soient systématiquement consignées dans le système de gestion de l’information approprié et à ce qu’un processus soit mis en place pour analyser régulièrement les connaissances et les communiquer à d’autres parties intéressées, le cas échéant.

6.4 Gestion des opérations, de l’information et des connaissances

La gestion des opérations est l’administration des pratiques opérationnelles visant à renforcer l’efficacité d’une organisation.^{Note de bas de page 4} La gestion de l’information^{Note de bas de page 5} et des connaissances^{Note de bas de page 6} permet d’identifier, de recueillir, de stocker et de diffuser l’information dans le but d’exploiter le savoir collectif d’une organisation. L’équipe de mission s’attendait à une approche officielle de la gestion de l’information et des connaissances permettant de garantir l’efficacité des activités d’inspection de conformité et la continuité des activités. Cela inclut l’utilisation cohérente d’outils de gestion de l’information qui fournissent des informations accessibles, fiables et précises, ainsi qu’une collaboration efficace au sein de la Direction.

Principales constatations

Bien que les systèmes de gestion de l’information de la CCSN soient utilisés de manière relativement cohérente, il y aurait lieu d’améliorer la convivialité, la cohérence dans l’application et la disponibilité de l’information, de même que de mieux intégrer les outils de gestion de l’information actuels afin de réduire le dédoublement des efforts.

Le suivi officiel des exigences importantes en matière de dépôt de documents par les titulaires de permis pourrait renforcer davantage les activités de conformité et la collaboration entre les membres du personnel en garantissant que les parties intéressées reçoivent les renseignements clés en temps voulu.

Il est possible de tirer parti des pratiques de gestion de l’information déployées dans d’autres organismes où l’utilisation des outils de gestion de l’information est centralisée, intégrée et améliore l’efficacité globale.

Le personnel de la DRCIN et les autres membres du personnel des opérations collaborent de manière efficace tout au long du processus d’inspection.

6.4.1 Outils de gestion de l’information

Le personnel de la DRCIN utilise différents outils numériques à des fins de gestion de l’information. La figure 4 présente les principaux outils utilisés par la CCSN et une description de leur utilisation générale au sein de la DRCIN. Certains de ces outils, tels que le SGC et la BIR, sont conçus de manière plus rigide et fournissent une piste d’audit. D’autres outils, tels que la suite Microsoft, sont flexibles et adaptés.

Figure 4 - Outils informatiques pour les activités de vérification de la conformité de la DRCIN

Outil informatique	Utilisation par le personnel de la DRCIN
Système de gestion de cas	Suivi du déroulement de l’inspection
Banque d’information réglementaire	Suivi des mesures découlant des rapports d’inspection, comme les avis de non-conformité
Accès en ligne	Utilisé comme dépôt d’archivage pour organiser et gérer les documents de travail de manière sécurisée
Microsoft Excel	Utilisé à l’interne par les inspecteurs ou les divisions pour effectuer le suivi des détails dans leurs propres dossiers
Microsoft Word	Utilisé pour rédiger des documents clés tels que des rapports
Microsoft Power BI	Utilisé par l’agent de surveillance pour suivre les progrès réalisés par rapport au plan d’inspection et comme tableau de bord interactif pour l’établissement de rapports

Les entrevues avec le personnel de la DRCIN ont mis en évidence un consensus au sein du personnel sur le fait que le SGC est compliqué et peu convivial, ce qui correspond aux résultats des contrôles menés dans ce domaine. Par conséquent, le personnel a indiqué qu’il s’était tourné vers d’autres outils plus simples à utiliser, tels que les feuilles de calcul Excel. Toutefois, l’utilisation de feuilles de calcul n’est pas normalisée et pourrait accroître le risque d’une documentation incomplète. D’autres défis ont été relevés, qui découlent de l’utilisation de multiples plateformes qui ne sont pas totalement intégrées les unes aux autres. L’équipe de mission a appris qu’un manque de normalisation au fil des ans a entraîné des inefficacités dans la manière dont les données sont gérées et traitées. En outre, les entrevues ont fait apparaître un dédoublement des efforts en raison du téléchargement des informations à la fois dans le SGC et dans Accès en ligne. Il a également été signalé que le suivi des données sur de nombreuses plateformes a parfois entraîné un dédoublement des efforts.

En outre, le SGC n’a pas été utilisé de manière uniforme avec Accès en ligne, ce qui a créé des difficultés pour trouver certains documents et y accéder. Des documents d’inspection clés qui devaient être sauvegardés directement dans le SGC ne l’ont pas été, mais ont été récupérés plus tard dans Accès en ligne. Il s’agit d’un risque qui a une incidence sur l’accessibilité et la fiabilité des données. Il convient de noter que les directeurs de la DRCIN considèrent l’utilisation uniforme des outils de gestion de l’information comme une priorité.

De même, l’intégration des renseignements relatifs à la vérification de la conformité a été recommandée en 2022 dans l’audit du BVG. Le plan d’action de la direction comprenait un engagement à établir des pratiques de gestion des données, y compris un cadre de gouvernance des données pour soutenir la gestion intégrée des données de conformité, ainsi qu’un examen des outils existants afin de cerner les aspects susceptibles d’être améliorés. Le plan d’action pluriannuel prévoyait également une mesure à long terme visant à évaluer une approche intégrée de système afin de saisir et de gérer les renseignements avec précision, de comprendre l’efficacité des processus de conformité et de les améliorer, au besoin. Les délais d’achèvement prévus sont décembre 2024 pour l’examen des outils existants et l’exercice 2024-2025 pour l’évaluation d’une approche intégrée de la gestion de l’information.

L’équipe de mission a également relevé certains problèmes de coordination dans une étude de cas connexe de la Division de l’audit interne, de l’évaluation et de l’éthique (DAIEE) concernant un titulaire de permis de la DRCIN. Dans l’étude de cas, le titulaire de permis n’a pas soumis un document clé à l’examen des spécialistes de la CCSN. Cette omission n’a pas été relevée par l’agent de projet de la CCSN, qui est en fin de compte chargé de contrôler les documents soumis par les titulaires de permis, ni par le spécialiste technique de la CCSN. La DAIEE a fait remarquer que, pour chaque domaine technique, il existe de nombreux documents techniques différents soumis par le titulaire de permis dont il faut effectuer le suivi. Selon la DAIEE, il n’existe pas de méthode normalisée pour effectuer le suivi de ces documents, car ils ne font partie d’aucun des systèmes de gestion de l’information utilisés. Compte tenu des nombreuses tâches différentes qui incombent aux agents de projet, les documents soumis risquent d’être oubliés ou de ne pas être acheminés lors du processus d’examen. Corroborant cette observation, les spécialistes de la DRCIN interrogés ont noté que les agents de projet omettent parfois des documents importants soumis par des titulaires de permis, ou oublient de demander un examen par un spécialiste lorsque nécessaire. Cela peut conduire à la transmission d’informations incomplètes ou forcer les spécialistes à effectuer un examen à la dernière minute. Les spécialistes ont indiqué qu’ils atténuaient ce problème en suivant eux-mêmes les délais, ce qui entraîne un dédoublement des efforts.

Lors de l’exercice d’analyse comparative, l’équipe de mission a pris note de l’approche d’un ministère fédéral canadien sur cette question. Son système de gestion de l’information intègre le suivi des documents dans son flux de travail. Une fois que l’entreprise réglementée a soumis la documentation, un avis est envoyé au membre du personnel responsable du dossier. Cette fonctionnalité permet de s’assurer que les documents clés sont bien reçus par le personnel concerné et qu’ils ne sont pas oubliés.

Il est possible d’utiliser un outil normalisé et d’élaborer un processus normalisé pour suivre les documents importants soumis par les titulaires de permis et envoyer des rappels d’examen par les EM. Cette façon de procéder permettrait de s’assurer que la documentation clé relative à la conformité est reçue, distribuée au personnel approprié et que la tâche qui en découle, telle qu’un examen par un spécialiste, est réalisée dans les délais et n’est pas omise. En plus de favoriser une collaboration accrue entre les parties concernées, il s’agit d’une façon d’atténuer le risque que la CCSN ne mène pas ses activités de vérification de la conformité de manière efficace et en temps voulu. L’achèvement du plan d’action de la direction mentionné précédemment et la Stratégie numérique de la CCSN, qui en est à l’étape de la mise en œuvre, devraient contribuer à résoudre ces problèmes. Plus particulièrement, l’adoption de nouveaux outils intégrés à partir de SharePoint devrait rationaliser la gestion de l’information et le traitement des données à l’avenir. La mise en œuvre de SharePoint à la DGRO est prévue pour mars 2025.

L’exercice d’analyse comparative a permis de cibler 4 organismes disposant d’un système logiciel efficace et intégré pour la gestion de l’information (voir la figure 5 ci-dessous). Ces résultats d’analyse comparative arrivent à point nommé pour la CCSN, qui met actuellement en œuvre l’Horizon 1 de sa Stratégie numérique, dont l’objectif est de créer un espace de travail numérique agile^{Note de bas de page 7}. Il s’agit notamment de fournir de nouvelles capacités de gestion de tâches, de création de documents et d’automatisation des flux de travail.

Figure 5 - Gestion de l’information par d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire et ministères du gouvernement fédéral du Canada

Un organisme international de réglementation nucléaire a développé son système d’information dans le cadre d’une stratégie visant à numériser les tâches essentielles, à améliorer l’accessibilité et la visibilité de l’information et à renforcer l’efficacité et l’efficience de son équipe de réglementation. Les données d’inspection de ce système ont été contrôlées et regroupées en un seul endroit afin que les inspecteurs puissent visualiser les tendances en matière de conformité. Il existe également un lien sécurisé permettant aux titulaires de permis de téléverser facilement des fichiers pour les inspecteurs.
Un organisme international de réglementation nucléaire utilise un outil numérique conçu à l’interne pour planifier, réaliser, documenter ses activités d’inspection et produire des rapports sur ces activités. Il s’agit d’un outil sur le Web qui permet à plusieurs inspecteurs travaillant à une inspection en équipe d’effectuer des saisies simultanées.
Un ministère fédéral canadien a élaboré son système d’information en utilisant une approche intégrée et modulaire du flux de travail pour plusieurs activités, y compris, mais sans s’y limiter, la vérification de la conformité, la prise de mesures correctives et d’autres activités d’application de la loi. Le système d’information a appuyé la planification, le contrôle conditionnel et l’analyse des données.
Un ministère fédéral canadien a conçu un outil interne de gestion de l’information qui sert aux activités d’évaluation des risques, à la conformité et au suivi des informations connexes.

6.4.2 Collaboration pour le partage des connaissances

Une collaboration efficace existe entre le personnel de la DRCIN et d’autres membres du personnel des opérations, tels que les spécialistes techniques. Les entrevues avec le personnel de la DRCIN ont montré que la collaboration entre les membres du personnel et entre les différents domaines opérationnels était efficace, positive et productive. Le nombre de forums mis en place pour favoriser l’échange d’information et la collaboration en témoigne également. Par exemple, des consultations de l’ECEI ont lieu à intervalles réguliers au cours du processus d’inspection, de manière à obtenir une rétroaction de la part des EM et des experts et expertes des sites. La mise en place d’équipes de la conformité et de l’évaluation des installations a été mentionnée parmi les exemples de pratiques exemplaires à la CCSN, car ces équipes tirent parti de la diversité des expériences pour parvenir à de meilleures décisions et à de meilleurs résultats en matière de réglementation. Le Forum des inspecteurs offre une tribune officielle où les inspecteurs peuvent échanger des pratiques exemplaires et des leçons tirées. Le Comité de gestion des opérations, qui est également un organe de gouvernance clé, organise des réunions d’information sur les projets et les initiatives clés auxquels participe le personnel des opérations. En outre, la collaboration s’effectue au moyen de canaux de communication informels, tels que le courrier électronique, la messagerie instantanée et les conversations informelles, qui sont des moyens importants de collaboration.

Certains membres du personnel interrogés ont fait remarquer qu’il existait des pratiques exemplaires provenant d’autres divisions et directions qui pourraient être prises en compte par la DRCIN. Par exemple, l’utilisation de présentations PowerPoint lors des réunions de division pour présenter les leçons tirées et l’utilisation d’un modèle de matrice d’inspection qui se remplit automatiquement sont 2 suggestions formulées par les agents de projet et les EM pour améliorer l’efficience et l’efficacité.

6.4.3 Conclusion

Dans l’ensemble, l’utilisation des outils de gestion de l’information dans toute la DRCIN est généralement uniforme, et les informations sont, pour la plupart, accessibles, fiables et précises. La collaboration entre la DRCIN et les principales parties intéressées est efficace, et de multiples canaux sont mis en place pour favoriser ces liens.

Un certain dédoublement des efforts et certaines incohérences dans la documentation ont été relevés, notamment en ce qui concerne les informations contenues dans le SGC et l’utilisation d’Accès en ligne. Si les outils de gestion de l’information ne sont pas utilisés de manière uniforme et que les informations sont réparties sur différentes plateformes, le processus de vérification de la conformité risque d’être inefficace ou erroné. Cela peut entraîner un autre dédoublement des efforts, ce qui laisse moins de temps pour d’autres activités de vérification de la conformité; ou encore, des activités de vérification de la conformité pourraient être omises en l’absence d’un processus contrôlé.

Il serait avantageux pour la CCSN de tenir compte des pratiques exemplaires de gestion de l’information définies dans le présent rapport, ainsi que des commentaires du personnel de la DRCIN, au moment de compléter le plan d’action de la direction existant et de mettre en œuvre les initiatives de la Stratégie numérique de la CCSN.

Recommandation

4. La DRCIN devrait mettre en œuvre un mécanisme officiel pour assurer le suivi des documents clés soumis par les titulaires de permis.

6.5 Efficacité – Mesure du rendement, surveillance et rapports

La mesure du rendement est une approche systématique utilisée pour évaluer l’efficacité et l’efficience des projets, des programmes et des initiatives dans une organisation afin de s’assurer que les résultats souhaités sont atteints^{Note de bas de page 8}. L’équipe de mission s’attendait à trouver des mesures de rendement appropriées liées aux résultats prévus, qui sont continuellement surveillés et font l’objet de rapports périodiques.

Principales constatations

L’équipe de mission a constaté que le rendement des activités de vérification de la conformité de la DRCIN est systématiquement contrôlé par rapport aux résultats prévus et fait l’objet de rapports périodiques à la direction, dans le cadre d’un processus adéquat de gestion des données sur le rendement liées aux activités.

La DRCIN a généralement un taux élevé de réalisation des inspections qu’elle planifie, mais elle peut améliorer son degré de conformité aux normes de service.

Toutefois, les mesures de rendement utilisées pour la surveillance des activités de vérification de la conformité planifiées sont insuffisantes pour mesurer l’efficacité. Il serait possible d’élargir la couverture des indicateurs et la qualité de la collecte des données.

Il semble que le programme de vérification de la conformité de la CCSN a une influence sur la culture de sûreté des titulaires de permis, et la majorité d’entre eux s’accordent pour dire que les exigences réglementaires relatives aux activités du cycle du combustible nucléaire sont claires. Certaines possibilités d’amélioration relevées par les titulaires de permis méritent d’être étudiées plus en détail, notamment sur la fréquence des inspections.

6.5.1 Preuve des mesures de rendement

L’examen de la documentation et les entrevues ont montré qu’un processus adéquat est en place pour stocker, recueillir et analyser les données sur le rendement de la DRCIN relatives aux activités. Ce processus, qui permet de suivre les activités tout au long de l’année, est une approche collaborative à laquelle participe l’agent de surveillance de la DRCIN et les parties intéressées de la Direction de la planification stratégique (DPS), laquelle fait partie de la Direction générale des affaires réglementaires. Il ressort clairement des entrevues avec les parties intéressées que ce processus est bien compris par le personnel. Le rendement des activités de vérification de la conformité de la DRCIN est systématiquement documenté et contrôlé par rapport au plan, en plus de faire l’objet de rapports remis au Comité de gestion.

Trois des 4 mesures de rendement relatives aux activités planifiées de vérification de la conformité sont entièrement axées sur l’état d’achèvement des inspections planifiées au sein de chaque direction. Les mesures comprennent les inspections en cours, reportées, annulées et achevées. Ces informations sont présentées au Comité de gestion chaque trimestre et comprennent un total combiné des inspections réactives et inopinées effectuées chaque année. Il serait utile de classer ces totaux séparément pour accroître la clarté des données et pour la planification. La quatrième mesure de rendement concerne le pourcentage de rapports d’inspection émis dans le délai de 60 jours ouvrables prévu par la norme de service.

En se concentrant uniquement sur les activités internes et les résultats du programme, on risque de négliger des problèmes potentiels liés à l’efficacité des inspections, à la couverture des risques ou à d’autres questions opérationnelles.

Selon les perceptions des parties intéressées sur la validité et l’utilité des indicateurs de rendement actuels, ces indicateurs sont utiles à la prise de décision concernant l’ajustement du calendrier du plan d’inspection. Il a également été confirmé qu’il existe actuellement peu de paramètres permettant d’évaluer le rendement des activités de vérification de la conformité. Par conséquent, les parties intéressées peuvent être limitées dans leur utilisation des données pour des activités de planification ou la prise de décisions stratégiques. L’une des plus importantes parties intéressées a donné des précisions sur ce point en suggérant l’amélioration des indicateurs actuels pour qu’ils soient davantage axés sur les risques, et le suivi d’autres indicateurs pour rendre compte du rendement des titulaires de permis. Au moment de la mission, rien n’indiquait que de tels efforts seraient déployés pour améliorer les mesures.

Le fait de disposer d’un plus grand nombre d’indicateurs de rendement peut contribuer à garantir l’exhaustivité de l’information lors de la prise de décisions relatives à la planification de la vérification de la conformité tenant compte du risque. Les décisions relatives à l’évaluation des risques et au classement de l’ordre de priorité des inspections sont prises en dernier ressort par la direction, avec le soutien du personnel de la CCSN. La plupart des données utilisées dans la prise de ces décisions proviennent du titulaire de permis (rapports annuels, rapports d’événements, etc.), qui est ultimement responsable de la sûreté de ses sites. Cette approche comporte toutefois un risque résiduel que les rapports des titulaires de permis ne révèlent pas les problèmes de conformité sous-jacents.

L’équipe de mission a examiné une étude de cas qui illustre ce point. Dans cette étude de cas, un événement a été signalé à la CCSN indiquant que des non-conformités systémiques s’étaient produites sur le site du titulaire de permis. Les cas de non-conformité ne présentaient pas de risque important pour la sécurité publique ou l’environnement, mais présentaient un risque pour la sécurité des travailleurs. Ce problème n’apparaît pas dans les rapports du titulaire de permis et n’a pas été détecté par la DRCIN lors des inspections de routine et des vérifications de la conformité. Au cours des 2 années précédant cet événement, des événements évités de justesse se sont produits sur ce site, ce qui pourrait indiquer un problème de culture de sûreté chez le titulaire de permis. Ces événements évités de justesse ont été signalés individuellement à la CCSN. Un suivi en bonne et due forme des tendances en matière de rendement pourrait permettre au personnel de la CCSN d’avoir une vision plus globale des titulaires de permis, ce qui faciliterait la planification des activités de conformité.

La flexibilité et le pouvoir discrétionnaire sont importants dans la prise de décisions relatives à la planification de la vérification de la conformité; toutefois, l’amélioration des indicateurs et des mesures suivis pour inclure davantage d’informations sur les risques et le rendement des titulaires de permis pourrait contribuer à compléter le pouvoir discrétionnaire des décideurs et à fournir des preuves pour les décisions en matière de conformité. L’existence d’une justification fondée sur des données probantes est une pratique efficace de gestion des connaissances. En outre, le fait de ne pas disposer de ces informations pourrait ébranler la confiance du public ou mener à un examen plus approfondi de la part des principales parties intéressées, telles que la Commission, les auditeurs externes ou le grand public.

L’exercice d’analyse comparative mené auprès de 4 organismes internationaux de réglementation nucléaire a révélé certaines bonnes pratiques en matière de mesure du rendement. Trois organismes de réglementation disposent de cadres de mesure du rendement qui sont fondés sur les résultats et le rendement des titulaires de permis. Deux organismes de réglementation évaluent le rendement global des titulaires de permis tous les trimestres, et une évaluation détaillée est effectuée au quatrième trimestre et porte sur le rendement des 12 mois précédents. Les résultats du rendement sont rendus publics. Un autre organisme de réglementation a établi des indicateurs de rendement qui sont directement liés à sa stratégie et qui sont examinés tous les trimestres pour déterminer si l’organisme s’assure que les titulaires de permis maintiennent leur conformité. La figure 6 en donne un exemple.

Figure 6 - Résultats de la mesure du rendement des organismes internationaux de réglementation nucléaire

Un organisme de réglementation a défini des indicateurs de rendement liés à son plan organisationnel en utilisant 5 thèmes stratégiques, et les activités d’inspection de la conformité relèvent du thème « Favoriser des améliorations proportionnelles ». Ce thème comportait 4 mesures de rendement :
- L’activité de réglementation mène à des améliorations démontrables et à la conformité pour tous les objectifs.
- Les décisions en matière de réglementation sont proportionnelles, équilibrées et impartiales.
- Une culture qui favorise l’auto amélioration permanente et l’apprentissage.
- Les innovateurs se sentent à l’aise de mettre à l’essai et de déployer des technologies dans un cadre de réglementation favorable à l’innovation.
Le rendement a été rendu public dans un rapport annuel.

En outre, 1 organisme de réglementation a défini des indicateurs de rendement clés axés sur le risque couvrant une série de domaines, comme le montre la figure 7 ci-dessous.

Figure 7 - Des mesures de rendement clés axées sur le risque ont été définies au sein d’un organisme international de réglementation nucléaire

Nombre d’événements et d’incidents notables
Nombre de constatations affichant un niveau supérieur à « faible importance pour la sûreté et la sécurité »
Nombre d’écarts dans la situation observée lors de l’inspection par rapport aux règlements
Nombre d’anomalies ou d’aspects nécessitant des justifications supplémentaires
Jours perdus en raison d’accidents du travail
Nombre ou taux d’erreurs dans les règles de sûreté
Nombre d’incidents de sécurité nucléaire
Nombre d’enjeux réglementaires

Il y aurait lieu d’élargir l’éventail des mesures de rendement afin de mieux comprendre le rendement des titulaires de permis et la manière dont les principaux risques ont une incidence sur la capacité de la division à remplir son mandat. Ces informations peuvent contribuer à la planification des inspections futures et à la prise de décision. Il pourrait également être utile d’examiner les mesures de rendement déployées dans d’autres organismes de réglementation nucléaire afin de cerner les aspects qui pourraient être améliorés.

6.5.2 Mesure de la réalisation des activités de rendement

Dans l’ensemble, les activités de vérification de la conformité prévues par la DRCIN sont réalisées et mesurées, comme le montre le rapport sur le rendement de la CCSN. La DRCIN a réalisé 83 % des inspections prévues au cours de l’exercice 2023-2024. Le taux d’achèvement varie, et le taux a atteint au moins 90 % dans 2 sous-programmes. Il n’y a pas d’obligation de replanifier dans un certain délai une inspection de base qui a été reportée, à condition qu’elle soit effectuée dans le cadre du calendrier de base sur 10 ans de la DRCIN et qu’elle soit approuvée par le directeur. La figure 8 présente une ventilation par sous-programme.

Figure 8 - Pourcentage d’achèvement du plan d’inspection de la DRCIN au quatrième trimestre

Sous-programme	Installations de traitement nucléaire	Mines et usines de concentration d’uranium	Installations de gestion des déchets nucléaires	Réacteurs de recherche	Total pour la DRCIN
Division	DITN	DMUCU	DPRLNC et DDD	DPRLNC et DITN
2023-2024	97 %	90 %	73 %	68 %	83 %

Le taux d’achèvement de 73 % en 2023-2024 du sous-programme « Installations de gestion des déchets nucléaires » est dû à 4 reports attribuables à des facteurs dont certains échappaient au contrôle de la DRCIN, comme l’attente de la mise en œuvre d’un document d’application de la réglementation en particulier, des changements au sein du personnel et des mesures correctives incomplètes de la part du titulaire de permis. De même, le taux d’achèvement de 68 % dans le sous-programme « Réacteurs de recherche » est dû à 4 reports et 3 annulations attribuables à des facteurs comme les conditions météorologiques et la capacité d’accéder aux éléments extérieurs, l’attente de la mise en œuvre d’un document d’application de la réglementation, et les annulations.

Compte tenu des entrevues et de l’examen des documents, il est évident que le processus de planification annuelle permet d’estimer le niveau d’effort requis pour mener à bien les activités de vérification de la conformité. La plupart des divisions ont indiqué que la charge de travail liée aux activités de vérification de la conformité est élevée, mais qu’elle est globalement réalisable. D’autre part, la Division des déchets et du déclassement (DDD) a mis en évidence les difficultés liées à sa charge de travail élevée et à la capacité de son personnel à réaliser des priorités concurrentes. Selon le personnel de la DDD, les difficultés liées à la charge de travail découlent de priorités concurrentes en matière de conformité et d’autorisation, du manque d’inspecteurs formés, du temps consacré à la formation des inspecteurs et du fait que les inspecteurs doivent aussi agir comme EM. Ces difficultés sont illustrées par les données relatives au rendement, telles qu’elles étaient disponibles au moment de la mission en 2023-2024 (voir la figure 9 ci-dessous).

Figure 9 - Nombre de rapports d’inspection de la DRCIN émis au cours de l’exercice 2022 2023

Division	DDD	DPRLNC	DITN	DMUCU	Total pour la DRCIN
Norme de service respectée	7	11	11	22	51
Norme de service non respectée	7	9	9	7	32
Total des rapports produits	14	20	20	29	83
Pourcentage de rapports conformes à la norme de service	50 %	55 %	55 %	76 %	61,45 %

Au cours de l’exercice 2022 2023, la DDD a publié 50 % de ses rapports d’inspection dans le délai de 60 jours ouvrables prévu par la norme de service. Cette norme de service est assortie d’un objectif de 80 % pour la Direction. Les résultats sont similaires pour la Division du programme de réglementation des Laboratoires Nucléaires Canadiens (DPRLNC) et la Division des installations de traitement nucléaires (DITN), qui ont toutes deux atteint dans 55 % des cas le délai prévu par les normes de service. Les raisons de ces dépassements varient, notamment les difficultés liées aux ressources administratives, le nombre limité d’inspecteurs et la disponibilité des EM, ainsi qu’une augmentation importante des tâches à mener auprès de la Commission. Lors d’entrevues avec d’autres divisions de la DRCIN, certains membres du personnel ont indiqué que des mesures étaient mises en œuvre pour gérer les charges de travail élevées, telles que le report d’une inspection si le personnel disponible est insuffisant, ou la combinaison d’inspections, lorsque cela est possible. Il y aurait lieu d’évaluer si ces pratiques permettent de relever les défis associés à la charge de travail de la DDD et si une marge de manœuvre et des ressources sont prévues dans le plan de travail annuel de la division. Ces efforts supplémentaires pourraient contribuer à garantir une meilleure répartition de la charge de travail pour toutes les divisions.

En outre, l’équipe de mission a observé un nombre élevé de changements de postes à la DRCIN depuis le début de la mission. Par exemple, au 28 mai 2024, il y a eu des changements aux postes de directeur dans 3 des 5 divisions, un nouveau directeur général a été nommé et le vice président de la DGRO occupait le poste à titre intérimaire. En outre, sur les 69 membres du personnel de la DRCIN, 18 occupaient des postes intérimaires, étaient en affectation ou en congé, soit plus d’un quart du personnel de la DRCIN. Si les mutations internes peuvent favoriser le perfectionnement professionnel, il existe également un risque que ces mouvements contribuent à alourdir la charge de travail. Il est donc important d’en tenir compte lors de l’exercice de planification annuelle.

6.5.3 Efficacité du programme

L’équipe de mission a constaté que la plupart des titulaires de permis de la DRCIN perçoivent favorablement le programme de vérification de la conformité de la CCSN et le considèrent comme efficace dans l’ensemble. La plupart des titulaires de permis de la DRCIN considèrent que les inspections de la CCSN ont une certaine ou une grande influence sur la culture de sûreté de leur organisation et estiment que les inspections apportent une valeur ajoutée dans l’ensemble. Les entrevues confirment également ce constat. Les titulaires de permis de la DRCIN ont ciblé quelques aspects à améliorer en ce qui concerne la fréquence et la cohérence des inspections.

L’équipe de mission a envoyé un sondage à 25 titulaires de permis de la DRCIN (les répondants) en avril 2024 pour évaluer l’efficacité du programme de vérification de la conformité de la CCSN. Le taux de réponse a été de 76 %. Le sondage a porté sur les perceptions sur divers sujets, notamment la manière dont les parties réglementées ont adopté une culture de sûreté, l’utilité et l’incidence des activités de vérification de la conformité, les pratiques exemplaires et les aspects à améliorer, ainsi que les facteurs qui facilitent ou entravent l’obtention des résultats de l’inspection.

La plupart des répondants^{Note de bas de page 9} ont indiqué que les activités d’inspection de la conformité de la CCSN ont une certaine ou une grande influence sur la culture de sûreté de leur organisation. Quelques répondants ont indiqué que leur organisation accorde une très grande importance à la rétroaction de la CCSN, qui les a motivés à mettre en œuvre immédiatement les ordres et recommandations.

La plupart des titulaires de permis interrogés ont indiqué que les activités de vérification de la conformité de la CCSN révèlent que l’accessibilité est égale pour tous les groupes dans leur organisation sur les plans du lieu, de la langue, de l’origine ethnique, du sexe ou du genre, de la capacité physique ou intellectuelle ou d’autres facteurs d’identité. Ces commentaires sont conformes aux sentiments exprimés par le personnel interne de la CCSN dans les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux liés à la diversité et à l’inclusion 2022-2023, et s’inscrivent dans les efforts continus de la CCSN pour créer un environnement équitable, diversifié et inclusif. En outre, la Direction des ressources humaines suit activement les mesures de l’Analyse comparative entre les sexes Plus^{Note de bas de page 10} (ACS Plus) à l’échelle de l’organisation, conformément à ce qui est exigé.

La Division de la planification interne, faisant partie de la Direction de la planification stratégique au sein de la Direction générale des affaires réglementaires, est le centre de responsabilité de la CCSN pour l’ACS Plus et, à ce titre, rend compte de l’ACS Plus dans le Plan ministériel et le Rapport sur les résultats ministériels, comme l’exige le Conseil du Trésor. Selon Femmes et Égalité des genres Canada, le centre de responsabilité de l’ACS Plus a pour mandat de diriger, de soutenir et de surveiller la mise en œuvre d’un cadre d’ACS Plus et d’assurer la surveillance, d’orienter et de promouvoir l’ACS Plus dans l’ensemble de l’organisation. Cependant, l’obligation liée à l’ACS Plus s’étend à l’ensemble de l’organisation et à tous ses membres, depuis les cadres supérieurs, qui approuvent l’énoncé de politique ou la déclaration d’intention, jusqu’aux EM, qui sont les mieux placés pour appliquer l’ACS Plus à des questions en particulier.

Les mesures précises relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion ne sont pas prises en compte dans les mesures de rendement de la DRCIN, et il a été noté au cours des entrevues que la manière dont l’ACS Plus est liée aux programmes de vérification de la conformité est peu connue. Bien qu’il n’y ait aucune preuve que cela ait eu une incidence négative sur le personnel ou les titulaires de permis, il y aurait tout de même lieu de s’assurer que les facteurs liés à l’ACS Plus sont officiellement pris en compte lors des activités de vérification de la conformité de la CCSN, comme l’examen des outils, des modèles et des produits de communication de la DRCIN afin de vérifier s’ils respectent l’écriture inclusive. L’intégration de ces pratiques peut également contribuer à garantir que la CCSN respecte les exigences obligatoires de l’ACS Plus du gouvernement fédéral.

En ce qui concerne l’efficacité globale du programme, la plupart des répondants (90 %) ont indiqué que les activités d’inspection de la conformité de la CCSN ajoutent de la valeur à leur organisation en augmentant l’efficacité des activités techniques, de conformité et de sûreté. Les personnes interrogées ont précisé que des inspections régulières et complètes entraînaient des changements positifs au sein de leur organisation et encourageaient le personnel à tous les niveaux à respecter les règles de sûreté dans leur travail quotidien. Des répondants ont également indiqué que les inspections contribuent à l’amélioration continue et à la croissance de leur organisation en fournissant de la rétroaction et en diffusant les pratiques exemplaires.

Les inspections de sûreté permettent non seulement de déterminer ce qui doit être amélioré, mais de renforcer ce qui est fait correctement.

Titulaire de permis de la DRCIN

Près de la moitié des répondants ont indiqué que les activités et les processus d’inspection de la conformité de la CCSN contribuent à accroître l’efficacité des ressources de leur organisation. La majorité de ces répondants ont précisé que les inspections mettent en évidence les domaines qui nécessitent plus d’attention, servent à rappeler au personnel de rester attentif ou aident à l’affectation des ressources. Des perceptions sur les facteurs susceptibles d’entraver l’efficacité globale ont également été exprimées. Certains répondants ont fait remarquer que, bien que bénéfiques à long terme, il faut investir beaucoup de temps et de ressources dans la planification et le déroulement des inspections de conformité et dans le travail connexe. Quelques répondants ont suggéré qu’une approche évolutive et axée sur les risques améliorerait l’efficacité organisationnelle en réduisant le temps et les efforts nécessaires (p. ex., les installations à faible risque nécessitent moins d’inspections), ce qui correspond aux conclusions de l’analyse comparative internationale selon lesquelles les organismes de réglementation délaissent les examens périodiques globaux pour les remplacer par des examens qui sont davantage fondés sur le risque et le renseignement de sécurité, ce qui mène à une utilisation plus efficace des ressources.

D’autres aspects à améliorer et diverses suggestions pour améliorer la prestation des services d’inspection de conformité ont été mentionnés. Voici quelques-unes des suggestions formulées :

Donner la priorité à la cohérence des inspections effectuées sur les sites des titulaires de permis afin de promouvoir l’efficacité.
Établir des exigences réglementaires claires ne laissant aucune place à l’interprétation.
Veiller à ce que les équipes d’inspection soient expérimentées et bien informées sur la culture de sûreté (p. ex., compétence technique, qualifications appropriées).
Veiller à ce que la fréquence des inspections soit compatible avec le niveau de risque de chaque site (p. ex., les sites à faible risque ont besoin d’inspections moins fréquentes) et tenir compte du fait que certains DSR nécessitent une attention plus ou moins soutenue que d’autres. Les ressources correspondantes doivent être adaptées en fonction de ce niveau de risque.
Permettre aux petites installations de recherche de remplacer les rapports par une visite annuelle du site en raison de leur capacité limitée.
La communication des pratiques exemplaires observées lors d’inspections similaires visant d’autres sites autorisés serait utile aux titulaires de permis.

Selon le profil d’information sur le rendement de la DRCIN, l’un des résultats escomptés est que les parties intéressées comprennent les exigences réglementaires. La compréhension des exigences réglementaires est essentielle pour que la CCSN puisse remplir son mandat visant à réglementer l’utilisation de l’énergie et des matières nucléaires afin de préserver la santé, la sûreté et la sécurité et de protéger l’environnement. Selon les résultats du sondage auprès des titulaires de permis, la plupart des répondants (84 %) ont indiqué qu’ils étaient « tout à fait » ou « plutôt » d’accord avec le fait que les exigences réglementaires pour les activités du cycle du combustible nucléaire sont claires (voir la figure 10 ci-dessous).

Figure 10 - Mesure dans laquelle les titulaires de permis interrogés reconnaissent qu’il existe des exigences réglementaires claires pour les activités du cycle du combustible nucléaire aux termes de leurs ententes

Entièrement d’accord	Plutôt d’accord	D’accord	En désaccord	Plutôt en désaccord	Totalement en désaccord
16 %	68 %	11 %	5 %	0 %	0 %

Bien qu’une majorité de titulaires de permis soit d’accord pour dire que les exigences réglementaires sont claires, un petit nombre de répondants estime que ce n’est pas le cas, ce qui pourrait représenter une occasion de cibler les communications destinées aux parties intéressées afin que tous les titulaires de permis soient « Entièrement d’accord » pour dire que les exigences aux termes de leurs ententes sont claires.

6.5.4 Conclusion

Les mesures de rendement pour les activités de vérification de la conformité et les extrants sont clairement définies, mesurées par rapport aux résultats prévus et communiquées périodiquement à la direction. Les mesures sont principalement axées sur les activités et ne concernent pas les risques ou l’efficacité de l’inspection. Le fait de ne pas tenir compte de l’efficacité pour mesurer le rendement peut accroître la probabilité que les risques clés ne soient pas pris en compte ni suffisamment surveillés, ce qui pourrait nuire à la planification et à la prise de décisions ultérieures en matière d’inspection tenant compte du risque. Les résultats de l’activité d’analyse comparative ont mis en évidence certaines pratiques exemplaires en matière de mesure du rendement que la CCSN devrait envisager d’évaluer afin de réduire certains des risques constatés.

Bien que les activités de vérification de la conformité prévues et les charges de travail qui en découlent soient gérables et mesurables au sein de la DRCIN, une division a indiqué que les charges de travail constituaient un défi important en raison de priorités concurrentes et de la capacité du personnel disponible.

Sur le plan de l’efficacité globale, la plupart des titulaires de permis de la DRCIN ont indiqué que le programme de vérification de la conformité de la CCSN a une influence sur la culture de sûreté de leur organisation et la majorité d’entre eux s’accordent pour dire que les exigences réglementaires relatives aux activités du cycle du combustible nucléaire sont claires. Certains aspects à améliorer concernent la fréquence et l’uniformité des inspections.

Recommandation

5. La DRCIN devrait élargir la portée des mesures de rendement de la vérification de la conformité afin de garantir que les risques pertinents sont cernés, suivis dans le temps et qu’ils orientent les décisions de planification de la vérification de la conformité. Il s’agit notamment des éléments suivants :

l’analyse des tendances dans les données
l’examen des mécanismes internes de vérification et de signalement des problèmes mis en place par le titulaire de permis
la prise en compte de facteurs de risque supplémentaires, tels que ceux qui ont été relevés dans le cadre de l’exercice d’analyse comparative
la consultation avec la Direction de la planification stratégique (centre de responsabilité de l’ACS Plus) afin d’intégrer une optique de l’ACS Plus dans les activités de vérification de la conformité, lorsque cela s’avère pertinent

7. Conclusion Générale

Le processus d’inspection de la DRCIN tenant compte du risque est soutenu par un cadre de gouvernance complet, et le personnel de la DRCIN connaît les orientations documentées en place pour soutenir la planification et la conduite des activités de vérification de la conformité tenant compte du risque. L’utilisation des outils de gestion de l’information dans l’ensemble de la DRCIN est généralement uniforme, et les informations sont généralement accessibles, fiables et exactes. La collaboration au sein de la DRCIN et entre les principales parties intéressées est efficace, et de multiples plateformes sont mises en place pour guider cette collaboration. Les mesures de rendement pour les activités de vérification de la conformité et les extrants sont clairement définis, mesurés par rapport aux résultats prévus et communiqués périodiquement au Comité de gestion. En ce qui concerne l’efficacité globale du programme, la plupart des titulaires de permis de la DRCIN notent que le programme de vérification de la conformité tenant compte du risque de la CCSN a une influence positive sur la culture de sûreté de leur organisation et que les activités d’inspection sont importantes.

Les aspects à améliorer comprennent le regroupement des orientations documentées pour en faciliter l’utilisation, l’élaboration d’orientations supplémentaires sur les inspections inopinées et la documentation d’une justification plus détaillée des activités d’établissement des cotes de risque. Du point de vue de la gestion de l’information, le dédoublement des efforts et les incohérences peuvent être réduits tout en assurant l’intégration de certains des outils de gestion de l’information actuellement utilisés. Il est possible d’améliorer la conformité et la collaboration en assurant un meilleur suivi des principaux documents remis par les titulaires de permis et en veillant à ce qu’ils soient distribués au personnel approprié en fonction des besoins. Il est également possible d’élargir la portée des mesures de rendement pour soutenir la planification et la prise de décision, tout en examinant de plus près les préoccupations liées à la charge de travail, afin de déterminer si les ressources attribuées sont proportionnelles au plan de travail prévu chaque année.

La mise en œuvre efficace des recommandations formulées dans le présent rapport ainsi que la réalisation d’autres initiatives entreprises par la direction renforceront les processus de vérification de la conformité tenant compte du risque de la DRCIN. Un plan d’action de la direction visant à répondre aux recommandations de la présente mission d’audit et d’évaluation conjoints figure à la section 8.

8. Observations, recommandations et plan d’action de la direction

Observations	Recommandations	Plan d’action de la direction (PAD)	Date d’achèvement prévue
1. Les lignes directrices pour l’élaboration du plan de base de la DRCIN sont fragmentées dans plusieurs documents. Cela peut poser des problèmes lors de la conceptualisation du processus ou de la formation du nouveau personnel. Bon nombre de documents de procédure ont été mis à jour pour la dernière fois en 2018 et 2019, et un des documents examinés semblait désuet. Il serait utile de revoir les documents de procédure pour s’assurer que leur contenu est toujours pertinent et à jour. (Audit)	1. La DRCIN devrait mettre à jour la documentation des processus pour : inclure de l’orientation et un contexte mieux documentés relativement aux annulations et aux reports d’inspections regrouper ses documents de procédure pour la vérification de la conformité s’assurer que le contenu est à jour et pertinent	La direction approuve cette recommandation. La DGPSS examinera la documentation de la DRCIN en procédant à une auto-évaluation de tous les documents de procédure liés à la conformité pour s’assurer que le contenu est toujours pertinent et à jour; elle fera les mises à jour nécessaires, le cas échéant; elle ajoutera de l’orientation sur les annulations et les reports d’inspection ainsi que les inspections réactives et elle regroupera les documents, si cela s’avère utile. Principales étapes de la mise en œuvre : 30 juin 2025 : Procéder à une auto-évaluation, communiquer les résultats à la direction de la DRCIN et obtenir l’approbation des mesures recommandées. 30 septembre 2026 : Mettre en œuvre les recommandations de l’auto-évaluation. Responsable de la mesure : DRCIN (coordonnée par la DGPSS)	Septembre 2026
2. L’analyse comparative a permis de constater que d’autres ministères fédéraux déploient des modèles qui leur sont propres pour mettre en place des processus systématiques d’établissement des cotes de risque au sein de leur organisation. Chaque modèle de risque prend en compte des facteurs propres à chacune des parties réglementées, plutôt que d’appliquer une approche générique. De même, tous les organismes internationaux de réglementation nucléaire utilisent un processus d’inspection tenant compte du risque, dans le cadre duquel le niveau d’attention réglementaire appliqué au titulaire de permis est fondé sur de multiples facteurs tels que le niveau de danger et de risque posé par l’installation ou l’activité, et les antécédents du titulaire de permis en matière de sûreté et de sécurité. L’exercice d’analyse comparative a également révélé que la plupart des participants à l’analyse comparative effectuent des inspections inopinées et ont relevé divers avantages de ce type d’inspection. Bien que les inspections inopinées soient peu courantes au sein de la DRCIN, elles ont également été considérées comme une occasion d’amélioration par le SEIR et comme une pratique exemplaire à la DRCN. (Audit et évaluation)	2. La DRCIN devrait procéder à une analyse du processus actuel de planification de la vérification de la conformité tenant compte du risque afin de déterminer comment mettre à profit les pratiques exemplaires utilisées dans d’autres organismes et au sein de la CCSN y compris, mais sans s’y limiter, les éléments suivants : mettre en œuvre une approche de planification tenant compte du risque et fondée sur le renseignement de sécurité afin de se concentrer davantage sur les inspections à risque élevé, ce qui favoriserait une meilleure utilisation des ressources et de meilleurs résultats accroître le recours aux inspections inopinées afin de renforcer et de compléter les pratiques existantes en matière de vérification de la conformité	La direction approuve cette recommandation. La DGPSS mènera un exercice pour comparer le processus actuel de planification de la vérification de la conformité tenant compte du risque avec les pratiques exemplaires utilisées dans d’autres organismes pertinents ou trouvées dans l’orientation internationale et s’engagera à intégrer des améliorations au processus lorsque cela s’avère pertinent. Dans le cadre de l’exercice, les moyens d’améliorer le processus actuel de la DRCIN seront également examinés, afin de mettre davantage l’accent sur les inspections à risque élevé et de favoriser la réalisation d’inspections inopinées lorsque cela s’avère pertinent. Les résultats de cet exercice alimenteront les engagements pris dans le cadre du PAD 1. Principales étapes de la mise en œuvre : 30 juin 2025 : Réaliser cet exercice (en complément de l’auto-évaluation désignée pour donner suite au PAD 1), communiquer les résultats à la direction de la DRCIN et obtenir l’approbation des mesures recommandées. 30 septembre 2026 : Mettre en œuvre les recommandations dans le cadre des engagements pris à l’égard du PAD 1. Responsable de la mesure : DRCIN (coordonnée par la DGPSS)	Septembre 2026
3. Au cours de l’audit d’un échantillon d’inspections, l’équipe de mission a constaté que la documentation relative aux inspections était, dans la plupart des cas, accessible, fiable, précise et complète. La principale exception à cette constatation concerne l’étape des « leçons tirées » du processus d’inspection du SGC, qui était très incomplète et manquait d’uniformité dans les inspections faisant partie de l’échantillon. Une étape du processus d’inspection consiste à examiner les leçons tirées des inspections précédentes avant la planification. Parmi les inspections faisant partie de l’échantillon, l’onglet des leçons tirées dans le SGC n’avait été rempli que pour une seule inspection. (Audit)	3. La DRCIN devrait veiller à ce que les leçons tirées des inspections soient systématiquement consignées dans le système de gestion de l’information approprié et à ce qu’un processus soit mis en place pour analyser régulièrement les connaissances et les communiquer à d’autres parties intéressées, le cas échéant.	La direction approuve cette recommandation. La DRCIN communiquera ses attentes concernant l’utilisation systématique du SGC pour documenter les leçons tirées et élaborera de l’orientation sur la communication de ces connaissances, le cas échéant. Lorsque la DGPSS élaborera et déploiera un nouvel outil numérique, cette fonctionnalité fera partie des exigences, ce qui permettra de garantir que les leçons tirées des inspections sont systématiquement consignées. Responsable de la mesure : directeur général, DRCIN (coordonnée par la DGPSS)	Décembre 2024
4. L’équipe de mission a relevé certains problèmes de coordination dans une étude de cas connexe de la DAIEE visant un titulaire de permis de la DRCIN, dans laquelle le titulaire de permis n’a pas soumis un document clé à l’examen d’un spécialiste de la CCSN. Cette omission n’a pas été relevée par l’agent de projet de la CCSN, qui est ultimement responsable de contrôler les documents soumis par les titulaires de permis, ni par le spécialiste technique de la CCSN. La DAIEE a fait remarquer que, pour chaque domaine technique, il existe de nombreux documents techniques différents soumis par le titulaire de permis dont il faut effectuer le suivi. À la connaissance de la DAIEE, il n’existe pas de méthode normalisée pour suivre ces documents. (Audit)	4. La DRCIN devrait veiller à ce que les documents soumis par les titulaires de permis fassent l’objet d’un suivi systématique et efficace, en s’appuyant sur les outils disponibles.	La direction approuve cette recommandation. À court terme, la DRCIN mettra en œuvre un processus normalisé de suivi des demandes des titulaires de permis. À plus long terme, les nouveaux outils MS 365 seront évalués pour le suivi des documents clés des titulaires de permis. Responsable de la mesure : DRCIN (coordonnée par la DGPSS)	Mars 2025 Mars 2027
5. Trois des 4 mesures de rendement relatives aux activités planifiées de vérification de la conformité sont entièrement axées sur l’état d’achèvement des inspections planifiées au sein de chaque direction. La quatrième mesure de rendement concerne le pourcentage de rapports d’inspection émis dans le délai de 60 jours ouvrables prévu par la norme de service. Le fait de disposer d’un plus grand nombre d’indicateurs de rendement pourrait contribuer à garantir l’exhaustivité des renseignements lors de la prise de décisions relatives à la planification de la vérification de la conformité tenant compte du risque. Les décisions relatives à l’évaluation des risques et au classement de l’ordre de priorité des inspections sont prises en dernier ressort par la direction, avec le soutien du personnel de la CCSN. La plupart des données utilisées dans la prise de ces décisions proviennent du titulaire de permis, qui est ultimement responsable de la sûreté de ses sites. Cette approche comporte toutefois un risque résiduel que les rapports des titulaires de permis ne révèlent pas les problèmes de conformité sous-jacents. En outre, bien que des mesures précises relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion ne soient pas prises en compte dans les mesures de rendement de la DRCIN, il a été noté au cours des entrevues que la manière dont l’ACS Plus est liée aux programmes de vérification de la conformité est peu connue. (Audit et évaluation)	5. La DRCIN devrait élargir la portée des mesures de rendement de la vérification de la conformité afin de garantir que les risques pertinents sont cernés, suivis dans le temps et qu’ils orientent les décisions de planification de la vérification de la conformité. Il s’agit notamment des éléments suivants : l’analyse des tendances dans les données l’examen des mécanismes internes de vérification et de signalement des problèmes mis en place par le titulaire de permis la prise en compte de facteurs de risque supplémentaires, tels que ceux qui ont été relevés dans le cadre de l’exercice d’analyse comparative la consultation avec la DPS (centre de responsabilité de l’ACS Plus) afin d’intégrer une optique de l’ACS Plus dans les activités de vérification de la conformité, lorsque cela s’avère pertinent	La direction approuve cette recommandation. La DGPSS mènera un examen des mesures de rendement de la DRCIN en matière de vérification de la conformité pour s’assurer qu’elles sont pertinentes, à jour et qu’elles intègrent les facteurs mis en évidence dans la recommandation. Principales étapes de la mise en œuvre : 30 septembre 2025 : Examiner les mesures de rendement disponibles, identifier les mesures pertinentes et obtenir l’aval de la direction de la DRCIN. 30 septembre 2026 : Mettre en œuvre l’utilisation de nouveaux indicateurs de rendement. Responsable de la mesure : DRCIN (coordonnée par la DGPSS)	Septembre 2026

9. Annexes

Annexe A : Critères d’audit et indicateurs d’évaluation

Gouvernance
Objectifs	Critères et indicateurs	Source des données et méthode
Sous-objectif 1 de l’audit : Un cadre de gouvernance complet est en place pour assurer une surveillance adéquate de la planification des inspections tenant compte du risque.	1.1.	La responsabilité et l’obligation de rendre compte sont claires et communiquées en ce qui concerne les activités de planification des inspections tenant compte du risque dans l’ensemble de la CCSN, en particulier entre la DGRO et la DGST.

Gestion du risque
Objectifs	Critères et indicateurs	Source des données et méthode
Sous-objectif 2 de l’audit : Il existe des processus et des pratiques définis pour planifier les inspections et les classer en ordre de priorité en utilisant une approche tenant compte du risque.	2.1	Des processus sont en place pour soutenir la planification des inspections tenant compte du risque dans l’ensemble de la CCSN; ces processus intègrent des facteurs clés comme le rendement des titulaires de permis.
Sous-objectif 3 de l’audit : Des mécanismes sont en place pour garantir que la planification et la réalisation des inspections correspondent au niveau de risque.	3.1	Les plans d’inspection tenant compte du risque sont revus périodiquement pour s’assurer de la pertinence et de l’exactitude des risques.

Gestion des opérations, de l’information et des connaissances
Objectifs	Critères et indicateurs	Source des données et méthode
Question d’évaluation 1 : La prestation des services d’inspection de la conformité est-elle efficace?	QE 1.1. Efficacité de la mise en œuvre du programme, pratiques exemplaires et aspects à améliorer Points de vue sur la collaboration Entre et parmi les directions, avec les spécialistes, avec d’autres directions générales (p. ex., DGRO) QE 1.2. Points de vue sur la capacité des ressources Activité non planifiée en fonction du rendement du titulaire de permis Charges de travail des directions Combler les retards cumulés QE 1.3. Points de vue sur la façon dont l’ACS Plus a été intégrée dans les programmes QE 1.4. Comment la culture de sûreté est-elle prise en compte dans la vérification de la conformité des titulaires de permis? Est-elle efficace?	Examen des documents Entrevues internes Analyse comparative Sondage auprès des titulaires de permis
Sous-objectif 4 de l’audit : La direction suit une approche officielle de la gestion de l’information et des connaissances afin d’assurer la pérennité des connaissances.	4.1. Les outils de gestion de l’information sont utilisés de manière uniforme dans toutes les directions, sont bien documentés et fournissent des informations accessibles, cohérentes, fiables et précises. 4.2. Des processus et des procédures ont été élaborés, mis en œuvre et communiqués pour soutenir la collaboration.	-

Efficacité – Mesure du rendement, surveillance et rapports
Objectifs	Critères et indicateurs	Source des données et méthode
Question d’évaluation 2 : Le programme est-il conçu pour rendre compte des progrès et du rendement d’une manière qui témoigne pleinement de sa réussite? Les indicateurs actuels doivent ils être modifiés ou faut-il en ajouter de nouveaux? Des modifications doivent-elles être apportées à la collecte, au stockage et au suivi des données?	QE 2.1. Perceptions de la validité et de l’utilité des indicateurs de rendement actuels QE 2.2. État de la qualité, de l’uniformité, de la couverture et des échéanciers de la collecte et de la communication des données QE 2.3. Systèmes et processus en place pour stocker, recueillir et analyser les données sur le rendement QE 2.4. Limites constatées lors de la collecte, du stockage, de l’analyse, du suivi et de l’utilisation des données sur le rendement QE 2.5. Perception des nouveaux indicateurs possibles et des possibilités d’amélioration des processus Indicateurs actuellement suivis par le programme (couverts par le sous-objectif 5 de l’audit)	Examen des documents Entrevues internes Examen des documents Entrevues internes Analyse comparative
Sous-objectif 5 de l’audit : La direction a ciblé des mesures de rendement appropriées liées aux résultats prévus.	5.1. Les mesures de rendement pour les activités de vérification de la conformité prévues sont clairement définies et documentées afin de garantir que les plans d’inspection tenant compte du risque et les activités connexes sont menés à bien. 5.2. Les activités de vérification de la conformité prévues sont réalisables et mesurables.	-
Sous-objectif 6 de l’audit : La direction surveille le rendement réel par rapport aux résultats prévus et s’ajuste au besoin.	6.1. Les résultats de la mesure du rendement sont documentés, communiqués aux niveaux d’autorité requis et sont pris en compte dans les décisions.	-

Efficacité – Atteinte des résultats
Objectifs	Critères et indicateurs	Source des données et méthode
Question d’évaluation 3 : Dans quelle mesure le programme progresse-t-il dans l’atteinte des résultats escomptés de l’inspection de la conformité?	QE 3.1. Résultats obtenus en rapport avec les éléments suivants (voir les modèles logiques et les indicateurs du PIR) : Résultat 3 : Les risques sont répertoriés, surveillés et maîtrisés QE 3.2. Les objectifs de rendement sont atteints QE 3.3. Perceptions des facteurs qui facilitent ou entravent l’obtention des résultats	Examen des données sur le rendement Entrevues internes Sondage auprès des titulaires de permis

Annexe B : Organigramme du processus d’inspection

Annexe C : Sommaire des résultats de l’évaluation comparative

Dans le cadre de la mission d’évaluation et d’audit conjoints des processus de vérification de la conformité tenant compte du risque, la DAIEE a mené un exercice d’analyse comparative auprès de 8 organismes afin de recenser les pratiques exemplaires utilisées pour les activités de vérification de la conformité. Dans le cadre de cet exercice, 4 organismes internationaux de réglementation nucléaire et 4 ministères fédéraux ont été consultés. La taille de ces organismes variait d’environ 250 à 10 000 employés. Les résultats sont résumés ci-dessous.

Sujet	Résumé des constatations
Pratiques de recensement des risques d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire	En 2018, un organisme international de réglementation a renoncé à tout réexaminer périodiquement afin de favoriser l’utilisation efficace des ressources, en particulier dans les domaines à faible risque. L’organisme de réglementation procède désormais à un examen axé sur les risques et tenant compte du renseignement de sécurité. Un organisme international de réglementation utilise 3 niveaux d’attention réglementaire assignés à chaque site nucléaire autorisé pour la sûreté, la sécurité, les garanties et le transport. L’objectif des niveaux d’attention est de mieux cibler l’effort réglementaire en fonction du risque et du renseignement de sécurité, en s’appuyant sur une série d’indicateurs. Les 3 niveaux d’attention réglementaire sont les suivants : Niveau 3 : Courant Niveau 2 : Accru Niveau 1 : Renforcé Deux organismes internationaux de réglementation utilisent une approche par échantillonnage plutôt qu’une inspection à 100 %. Cette méthode d’échantillonnage tient compte du risque et repose sur le principe sous-jacent selon lequel le titulaire de permis est responsable de maîtriser les dangers et les risques liés à ses activités. Un organisme international de réglementation applique le principe de proportionnalité lorsqu’il détermine ses actions, de sorte que la portée, les conditions et l’étendue de ses actions réglementaires soient proportionnées aux répercussions en matière de protection des personnes et de l’environnement. La surveillance réglementaire d’un organisme international de réglementation est guidée par la complexité de l’activité ou de l’installation autorisée et des dommages qu’elles peuvent causer. Cela signifie que les installations qui présentent un risque moindre seront soumises à moins de surveillance et d’examen.
Pratiques de recensement des risques d’autres ministères fédéraux du Canada	Un ministère a mis au point un modèle interne d’évaluation des risques fondé sur la science qui sert à élaborer son plan d’inspection. Ce modèle repose sur 3 éléments clés : le risque inhérent, les exigences de contrôle réglementaires et les antécédents de l’établissement en matière de conformité. Cela permet de déterminer la fréquence des inspections pour chacun des établissements. Les établissements présentant le risque le plus élevé sont inspectés plus fréquemment. Un ministère dispose d’un modèle de risque qui évalue le risque ou les « conséquences » pour toutes les organisations réglementées qu’il évalue, en utilisant une approche adaptée à chaque organisation. Les facteurs de risque comprennent le produit ou le service fourni, le danger qui y est associé, la proximité du danger potentiel par rapport aux personnes, à l’eau, à l’habitat, etc. Les entreprises réglementées sont ensuite classées sur une échelle numérique de 1 à 9. Un ministère applique généralement une échelle numérique (habituellement de 1 à 5) pour représenter le degré de risque perçu au sein de l’entité ciblée. Certains programmes utilisent des algorithmes sophistiqués d’apprentissage automatique pour établir leurs côtes, tandis que d’autres s’appuient sur l’opinion et le jugement d’experts et d’expertes. Pour déterminer les priorités d’inspection, un ministère établit des profils de risque à l’aide de données provenant des demandes de permis et recueillies lors d’inspections antérieures et auprès de partenaires internationaux. Plusieurs facteurs sont pris en considération lors de l’établissement du profil de risque d’un site, et les profils varient en fonction de facteurs tels que le lieu et les antécédents en matière de conformité.
Inspections inopinées menées par d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire	Deux organismes internationaux de réglementation effectuent des inspections inopinées en réponse à un élément déclencheur (p. ex., des informations fournies par un dénonciateur). Un organisme international de réglementation réalise des inspections inopinées dans les centrales nucléaires seulement. Un organisme international de réglementation mène régulièrement des inspections inopinées. Afin d’améliorer l’efficacité des missions d’inspection et de réduire les coûts pour l’organisme, celui-ci communique parfois avec le titulaire de permis à l’avance pour s’assurer que l’inspection peut être effectuée de manière efficace et efficiente au moment prévu.
Inspections inopinées menées par d’autres ministères fédéraux du Canada	Un ministère effectue des inspections inopinées de façon ponctuelle si un inspecteur se trouve à proximité d’un site présentant un problème potentiel. En outre, des inspections aléatoires, qui ne sont pas annoncées, sont pratiquées par certains programmes de ce ministère à des fins de contrôle de la qualité du programme axé sur les risques. Un ministère effectue souvent des inspections de conformité sur place sans préavis en réponse à des plaintes. Un ministère a fait remarquer que des inspections inopinées peuvent être effectuées et qu’elles sont menées en réponse à une préoccupation ou à une plainte. Il est préférable de les éviter, afin de s’assurer que la partie assujettie à la réglementation dispose du personnel et des documents nécessaires au moment de l’inspection. Un ministère effectue quelques inspections inopinées de manière peu fréquente. Un ministère a consigné de l’orientation sur les avantages des inspections inopinées et sur les cas où elles peuvent être appropriées. Parmi les avantages, citons : la possibilité d’observer des « comportements typiques » lorsqu’ils ne sont pas surveillés sur place par l’organisme de réglementation la possibilité d’être témoin des conditions sur le lieu de travail dans le cours normal des activités l’obtention d’une mesure utile de l’efficacité et de la durabilité des programmes des titulaires de permis
Gestion de l’information par d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire	Un organisme international de réglementation a développé son système d’information dans le cadre d’une stratégie visant à numériser les tâches essentielles, à améliorer l’accessibilité et la visibilité des informations et à renforcer l’efficacité et l’efficience de son équipe de réglementation. Les données d’inspection de ce système ont été contrôlées et regroupées en un seul endroit afin que les inspecteurs puissent visualiser les tendances en matière de conformité. Il existe également un lien sécurisé permettant aux titulaires de permis de téléverser facilement des fichiers pour les inspecteurs, y compris des informations sur les incidents, les évaluations et les inspections. Cet outil fait partie de la stratégie de l’organisme visant à se moderniser, à améliorer ses méthodes de travail et à mettre en place une solution numérique plus performante pour ses principaux domaines d’activité. Un organisme international de réglementation utilise un outil numérique conçu à l’interne pour planifier, réaliser et documenter ses activités d’inspection et produire des rapports sur ces activités. Il s’agit d’un outil sur le Web qui permet à plusieurs inspecteurs travaillant à une inspection en équipe d’effectuer des saisies simultanées.
Gestion de l’information par d’autres ministères fédéraux du Canada	Un ministère a élaboré son système d’information en utilisant une approche intégrée et modulaire du flux de travail pour plusieurs activités, y compris, mais sans s’y limiter, la vérification de la conformité, la prise de mesures correctives et d’autres activités d’application de la loi. Le système d’information appuie la planification, la surveillance conditionnelle et l’analyse des données, et permet de consigner des leçons tirées. Les principaux rapports périodiques exigés des entreprises réglementées et des titulaires de permis sont suivis et saisis dans le système d’information. Un ministère a conçu un outil interne de gestion de l’information qui soutient les activités d’évaluation des risques, la conformité et le suivi des informations connexes. Cet outil permet de suivre les statistiques clés, telles que les pics de cas de non-conformité et le nombre d’inspections menées dans un domaine particulier.
Rapports sur le rendement élaborés par d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire	Trois organismes internationaux de réglementation publient chaque année le pourcentage d’inspections réalisées dans l’ensemble des secteurs d’activité. Un organisme international de réglementation a défini des indicateurs de rendement liés à son plan organisationnel en utilisant 5 thèmes stratégiques, et les activités d’inspection de la conformité relèvent du thème « Favoriser des améliorations proportionnelles ». Ce thème comporte 4 mesures de rendement : L’activité de réglementation mène à des améliorations démontrables et à la conformité pour tous les objectifs. Les décisions en matière de réglementation sont proportionnelles, équilibrées et impartiales. Une culture qui favorise l’auto-amélioration permanente et l’apprentissage. Les innovateurs se sentent à l’aise de mettre à l’essai et déployer des technologies dans un cadre de réglementation favorable à l’innovation.
Mesures suivies par d’autres organismes internationaux de réglementation nucléaire	Trois organismes internationaux de réglementation suivent d’autres indicateurs que le pourcentage d’inspections réalisées : Nombre d’événements et d’incidents notables Nombre de constatations supérieure à « faible importance pour la sûreté et la sécurité » Nombre d’écarts dans la situation observée lors de l’inspection par rapport aux règlements Nombre d’anomalies ou d’aspects nécessitant des justifications supplémentaires Jours perdus en raison d’accidents du travail Nombre ou taux d’erreurs dans les règles de sûreté Nombre d’incidents de sécurité nucléaire Nombre d’enjeux réglementaires

Annexe D : Sigles

Terme	Signification
ACS Plus	Analyse comparative entre les sexes Plus
AIEA	Agence internationale de l’énergie atomique
AP	agent/agente de projet
BIR	Banque d’information réglementaire
BVG	Bureau du vérificateur général
CCSN	Commission canadienne de sûreté nucléaire
DAIEE	Division de l’audit interne, de l’évaluation et de l’éthique
DDD	Division des déchets et du déclassement
DGPSS	Division des grands projets et du soutien stratégique
DGRO	Direction générale de la réglementation des opérations
DGST	Direction générale du soutien technique
DITN	Division des installations de traitement nucléaires
DMUCU	Division des mines et des usines de concentration d’uranium
DPRLNC	Division du programme de réglementation des Laboratoires Nucléaires Canadiens
DPS	Direction de la planification stratégique
DRCN	Direction de la réglementation des centrales nucléaires
DRCIN	Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires
DRH	Direction des ressources humaines
DSR	domaine de sûreté et de réglementation
ECEI	équipe de la conformité et de l’évaluation des installations
EM	expert ou experte en la matière
PAD	plan d’action de la direction
PIR	profil d’information sur le rendement
SEIR	Service d’examen intégré de la réglementation
SGC	Système de gestion de cas
VCTCR	vérification de la conformité tenant compte du risque

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

La DRCIN a pour mandat de procéder à une auto-évaluation du processus d’inspection de la CCSN tous les 5 ans.

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Note de bas de page 2

Le Système de gestion de cas est l’application utilisée pour documenter le flux de travail tout au long des principaux processus d’inspection, lors des étapes de la planification et de la réalisation des inspections et de la présentation de rapports.

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Note de bas de page 3

Selon l’AIEA, l’approche graduelle est une méthode appliquée à tout processus ou produit susceptible de nécessiter un certain niveau de contrôle. Cette approche est utilisée pour assurer le contrôle réglementaire des différentes installations et activités utilisant des sources de rayonnement. Une approche graduelle détermine les caractéristiques d’une installation ou d’une activité et les procédures opérationnelles en fonction de l’importance du point de vue de la sûreté et de la complexité de l’organisation, les incidences possibles de l’installation ou de l’activité sur la vie et la santé humaines et sur l’environnement, et les conséquences possibles d’un événement imprévu ou d’une activité mal exécutée.

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Note de bas de page 4

« Operations Management: Understanding and Using It » (en anglais seulement), Investopedia, consulté le 26 juin 2024, https://www.investopedia.com/terms/o/operations-management.asp.

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Note de bas de page 5

« Information management » (en anglais seulement), Cambridge Dictionary, consulté le 26 juin 2024, https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/information-management.

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Note de bas de page 6

« What is Knowledge Management? » (en anglais seulement) IBM, consulté le 26 juin 2024, https://www.ibm.com/topics/knowledge-management.

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Note de bas de page 7

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Note de bas de page 8

« Qu’est-ce que la mesure du rendement? », Gouvernement de l’Ontario, consulté le 26 juin 2024, https://www.ontario.ca/fr/document/mesure-du-rendement-pour-les-organismes-de-developpement-agricole-agroalimentaire-et-economique/quest-ce-que-la-mesure-du-rendement#:~:text=La%20mesure%20du%20rendement%20est,buts%20et%20les%20objectifs%20%C3%A9tablis.

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Note de bas de page 9

Quelques = <20 %; certains = 20 % à <49 %; la moitié = 50 %; une majorité de répondants = >50 % à 70 %; la plupart des répondants = >70 à 90 %; presque tous les répondants = >90 %.

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Note de bas de page 10

L’ACS Plus est un outil d’analyse visant à soutenir l’élaboration, la mise en œuvre, la surveillance et l’évaluation d’initiatives réactives et inclusives, notamment des politiques, des programmes et d’autres initiatives. L’ACS Plus prend en compte de nombreux facteurs d’identité autres que le sexe et le genre, tels que l’âge, le handicap, l’éducation, l’ethnicité, la situation économique, la géographie, la langue, la race, la religion et l’orientation sexuelle, et la manière dont l’interaction entre ces facteurs influence la façon dont nous pouvons vivre les politiques et les initiatives gouvernementales.

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Date de modification :: 2025-07-18