Audit du Programme numérique Phase 1 – Mise en œuvre de l’Espace de travail numérique

Sommaire

La Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) franchit actuellement les dernières étapes du déploiement d’une série d’outils Microsoft à l’échelle de l’organisation, dont l’aspect le plus important a été la configuration et l’adoption de SharePoint en tant que plateforme opérationnelle de gestion de l’information. SharePoint remplacera le système actuel de documents électroniques (Accès en ligne) et renforcera les capacités de gestion de l’information et des données de l’organisation. La mission a été divisée en 3 phases, dont la première en question, consacrée à l’audit de la mise en œuvre de la gestion de projet, ainsi que de la gestion du changement à l’appui de la plateforme SharePoint de l’organisation et de ses outils connexes.

Pourquoi est-ce important

La mise en œuvre efficace de la Stratégie numérique de la CCSN est importante pour s’assurer que les investissements technologiques appuient directement les objectifs de l’organisation, et que les systèmes et processus de TI nécessaires à l’exécution du mandat de la CCSN sont en place. Cette phase du Programme numérique est essentielle à la réussite du projet.

Principales constatations

La CCSN a fait des progrès considérables dans la mise en œuvre du premier volet de sa stratégie de modernisation numérique, qui comprend le déploiement de SharePoint à l’échelle de l’organisation. À l’heure actuelle, la majeure partie du personnel de la CCSN utilise efficacement SharePoint pour la gestion de l’information, et, dans un récent sondage mené par la Direction de la gestion et de la technologie de l’information (DGTI), près des trois quarts des personnes interrogées (74 %) ont fait état d’une expérience positive avec M365 dans le cadre de leur travail. Au cours de l’été 2025, une gouvernance numérique des opérations a été mise en place pour mener à bien les activités de gestion du changement, et bien que des retards puissent être observés, on prévoit que l’ensemble de la CCSN aura effectué la transition vers SharePoint d’ici l’été 2026.

Par ailleurs, si la CCSN a réalisé des progrès importants en 2025 pour éliminer les obstacles à l’adoption, dans l’ensemble, le projet de l’Espace de travail numérique a connu des retards, des dépassements de coûts et des problèmes de mise en œuvre. Parmi les principaux facteurs ayant contribué à ces retards, on peut citer une estimation insuffisante des ressources, la désignation d’un champion au sein de la haute direction, des retards de la part de groupes opérationnels dans l’officialisation des plans opérationnels de gestion du changement, l’absence de représentation opérationnelle dans la prise de décisions et la surveillance, des lacunes dans la collecte des exigences opérationnelles, le manque de clarté de la portée et une formation insuffisante. Il subsiste de faibles risques résiduels en lien avec la mise en place de pratiques rigoureuses de gestion de projet et de gestion du changement pour les autres activités, afin d’assurer la transition complète du personnel vers l’utilisation de SharePoint.

Pour établir une distinction entre les recommandations à court terme et les leçons retenues dont il faudrait tenir compte pour les prochains projets, celles-ci sont présentées séparément dans le rapport. Les recommandations découlant de l’audit visent à s’assurer que les Opérations et la DGTI élaborent des plans clairs pour mener à bien les travaux restants en vue de l’adoption de SharePoint par l’organisation, et que les progrès sont communiqués à la direction jusqu’à l’achèvement de ces travaux. Les leçons retenues permettront de mettre en place des pratiques appropriées en matière de gouvernance, d’estimation des coûts, de planification et de production de rapports pour les futures initiatives de TI.

Contexte

Depuis 2021, la Direction de la gestion et de la technologie de l’information (DGTI) travaille à la modernisation des systèmes et des processus de TI de la CCSN dans le cadre d’une stratégie numérique définie de manière générale qui comprend 3 horizons temporels. La mise en œuvre de la Stratégie numérique est menée par le directeur ou la directrice général(e) de la DGTI et supervisée par le Comité directeur des services numériques (CDSN), un sous-comité du Comité de gestion (CG) de la CCSN.

En 2021, la DGTI a lancé le projet Version 10 (aussi appelé projet de l’Espace de travail numérique), dont le but consiste à déployer une série d’outils Microsoft 365 (M365) à l’échelle de l’organisation, dont le plus important : SharePoint. Le projet a été dirigé par la DGTI, qui en a demandé la surveillance ainsi que les approbations nécessaires dans le cadre de la « gouvernance numérique » de la DGTI, dont font partie des membres du personnel et de la direction de la DGTI chargés de prendre les décisions liées à la technologie, à l’information, aux données et aux ressources de la DGTI. À l’origine, le projet devait être terminé d’ici à la fin de l’année 2023.

Entre 2022 et 2025, M365 et SharePoint ont été déployés avec succès dans la plupart des groupes non opérationnels de la CCSN. La DGTI a créé un tableau de bord du Programme numérique permettant de fournir des renseignements sur le taux d’adoption de SharePoint, la création de sites et la mobilisation du personnel en vue d’informer la direction. En 2024, lorsqu’elle planifiait le déploiement de SharePoint au sein de la Direction générale du soutien technique (DGST) et de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) – des directions générales dont la charge de travail et les exigences opérationnelles sont nettement plus élevées – la DGTI a mobilisé les membres du comité de travail sur les groupes opérationnels du Centre de facilitation (CDF) afin de faciliter l’intégration et la gestion du changement. Les pratiques de gestion de l’information (GI) ont varié d’un groupe opérationnel à l’autre, et le projet a permis d’améliorer la normalisation, ce qui a compliqué l’intégration et la gestion du changement.

La DGTI a commencé à déployer des sites SharePoint pour les groupes de la DGRO et de la DGST en janvier 2025, et ce travail se poursuit au moment de la rédaction du présent rapport. Bien que de nombreux sites SharePoint aient été déployés, les groupes opérationnels ont relevé un certain nombre de problèmes pour adapter leur processus opérationnel à l’utilisation de SharePoint, comme le contrôle des versions, les approbations et le verrouillage des documents. À partir de l’été 2025, les groupes opérationnels ont établi la gouvernance numérique des opérations, nommé des responsables du changement opérationnel et formé une équipe de projet spécialisée chargée d’orienter le travail opérationnel et la gestion du changement pour faire migrer les groupes opérationnels vers SharePoint. En concertation avec la DGTI, les Opérations s’efforcent de faire en sorte que tous les groupes aient déployé SharePoint et l’utilisent pour leurs processus de GI et processus opérationnels d’ici l’été 2026.

Autorité

Cet audit fait partie du Plan d’évaluation et d’audit axé sur les risques des exercices 2023-2024 à 2024­2025, qui a été approuvé par la CCSN. 

Objectif, portée et méthodologie

Cet audit vise à examiner la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion mis en place pour faciliter l’élaboration et la mise en œuvre du Programme numérique, ce qui comprend la gouvernance, la gestion de projet et la gestion du changement. En outre, il fournit des précisions sur les réussites et les échecs enregistrés au cours de la première phase, pour aider les directions générales opérationnelles (DGRO et DGST) à passer à SharePoint.

Cette mission a été divisée en plusieurs phases. La première phase, abordée dans le présent rapport d’audit, porte sur la mise en œuvre et la gestion du changement en lien avec l’initiative de l’Espace de travail numérique, en mettant l’accent sur le déploiement au sein des directions générales opérationnelles où une complexité accrue et des retards d’adoption ont été constatés. Cette phase de l’audit portait sur les activités menées dans ces domaines entre avril 2021 et décembre 2025. Les champs d’enquête et les critères de l’audit sont présentés en détail à l’annexe A.

Voici les activités comprises dans la méthode d’audit :

Examen de la documentation : analyse des stratégies, des plans, des politiques, des procédures, ainsi que des éléments relatifs à la gestion de projet et au développement de systèmes, et des rapports pertinents

Entrevues : discussions avec la direction de la DGTI et la direction opérationnelle, les utilisateurs des systèmes de TI concernés et le personnel de la DGTI participant à la conception et à l’exécution de la stratégie et du programme numériques

Énoncé de conformité

Cette mission est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes.

Constatations et observations

Budgétisation et ressources

La budgétisation et l’estimation des ressources se rapportent à la pratique de gestion de projet consistant à établir les attentes en matière d’affectation des ressources financières et humaines pour le projet et à gérer le projet en fonction de ces données de référence.

Pourquoi est-ce important?

Une estimation fiable des coûts et des ressources humaines est la pierre angulaire d’un cadre efficace de contrôle de projet, en plus de permettre à la direction d’établir l’ordre de priorité des investissements en fonction des avantages attendus.

Principales constatations

La mission a permis de constater que la DGTI n’avait établi aucune estimation des coûts ni aucun budget pour le projet de l’Espace de travail numérique. Aucune estimation financière globale n’a été effectuée, et les aspects financiers du projet n’ont fait l’objet d’aucun suivi ni rapport réguliers pendant toute la durée du projet. Les ressources humaines nécessaires à l’exécution de la fonction de gestion de projet et de gestion du changement n’ont pas été établies de manière exhaustive et ont été sous-estimées.

Les groupes opérationnels n’ont établi les estimations des ressources opérationnelles nécessaires qu’au mois de novembre 2025, et ils étaient en train d’affecter les ressources au moment de l’audit.

Budget du projet

L’équipe du projet a élaboré une charte de version comme principal élément de gestion de projet pour définir la portée, le budget et les objectifs du projet. Aucune estimation financière des coûts liés aux ressources humaines n’a été établie pour l’Horizon 1, car le financement du projet était couvert par les budgets de fonctionnement existants de la DGTI et des directions générales. Pendant toute la durée du projet, aucun rapport n’a été produit sur les coûts engagés expressément pour le projet de l’Espace de travail numérique.

Lorsque la DGTI a lancé le projet Version 10 (Espace de travail numérique) en 2021 pour déployer les outils SharePoint et M365 à l’échelle de l’organisation, l’équipe du projet a demandé les approbations nécessaires auprès de la gouvernance numérique de la DGTI pour poursuivre le projet. L’équipe du projet a élaboré une charte de version, principal élément de gestion de projet pour définir la portée, le budget et les objectifs du projet. Aucune estimation financière globale des coûts liés aux ressources humaines n’a été établie pour l’Horizon 1, car le financement du projet était couvert par les budgets de fonctionnement existants de la DGTI et des directions générales. Tout au long du projet, aucun rapport n’a été produit sur les coûts engagés expressément pour le projet de l’Espace de travail numérique

Leçons retenues

1. La DGTI devrait élaborer des estimations claires des ressources financières et humaines requises pour les projets de la DGTI qui ont des répercussions sur les activités de l’organisation, et établir des données de référence pour chaque projet. Lorsque des ressources extérieures à la DGTI sont nécessaires pour soutenir l’exécution d’un projet, la DGTI devrait contribuer à l’estimation de ces coûts et en faire le suivi officiel dans le cadre des coûts du projet. La DGTI devrait utiliser le cadre de gestion de projet de la CCSN élaboré en 2025 pour orienter ce processus.

En décembre 2025, la DGTI se préparait à clore le projet Version 10 et à transférer tous les travaux restants de la DGTI pour soutenir le déploiement et l’adoption de SharePoint de manière systématique par l’organisation dans le cadre de ses activités courantes. Cette approche est acceptable, mais la DGTI doit mener à bien des activités essentielles importantes, dont elle n’a pas encore défini officiellement ni la portée ni le budget, pour soutenir le déploiement de SharePoint. Il est question, entre autres, de créer des sites SharePoint, de donner de la formation et de soutenir la gestion du changement.

Recommandation 1 :

En s’appuyant sur le cadre de gestion de projet présenté en 2025, la DGTI devrait établir, à l’intention de l’organisation, des données de référence en matière de coûts, de ressources, de calendrier et de portée pour les grandes initiatives à venir dans le cadre du Programme numérique.

Plan d’action de la direction :

La direction accepte la recommandation. La DGTI actualisera les documents relatifs au cadre du Programme numérique afin d’officialiser l’utilisation du cadre de gestion de projet de la CCSN (2025). La DGTI élaborera aussi des critères pour déterminer les initiatives importantes qui tireront parti du cadre de gestion.

Date d’achèvement prévue : Mai 2026

Estimation et affectation des ressources humaines

Tout au long du processus d’adoption de SharePoint au sein de l’organisation, la DGTI a maintenu une équipe de projet, tandis que les groupes opérationnels ont désigné des représentants au sein de comités et participé à des séances de travail avec la DGTI pour concevoir et déployer les nouveaux outils. Cependant, les Opérations n’avaient élaboré aucun plan, ni budget, ni estimation officielle des ressources nécessaires pour orienter et apporter des modifications aux processus opérationnels dans l’ensemble de l’organisation, et ce, pour une grande partie du projet. Par conséquent, le niveau d’effort lié à la gestion du changement a été considérablement sous-estimé.

En novembre 2025, les Opérations ont mis en place le projet intitulé Transformation numérique des Opérations – Gestion du changement, dirigé par une équipe des Opérations avec le soutien du personnel du Bureau de gestion de la transformation (BGT), dont le mandat est d’offrir des services intégrés de gestion de projet et de gestion du changement en appui aux initiatives horizontales et de transformation de l’organisation. Des estimations ont été établies concernant le personnel opérationnel nécessaire, mais ces personnes n’ont pas encore été entièrement mobilisées ni affectées.

Gouvernance numérique et production de rapports

La gouvernance numérique se rapporte aux mécanismes de surveillance qui permettent d’examiner, d’approuver et de surveiller les activités de gestion de projet et de gestion du changement dans l’ensemble de l’organisation.

Pourquoi est-ce important?

Une gouvernance numérique efficace est une pratique essentielle pour s’assurer que les obligations de rendre compte, les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris, et que la direction a la visibilité nécessaire pour orienter la réussite des initiatives numériques et mettre en œuvre des mesures correctives, au besoin.

Principales constatations

L’audit a permis de constater une absence de représentation et de responsabilité fonctionnelles et opérationnelles au chapitre de la gouvernance de l’Espace de travail numérique, des approbations de projet et de la prise des décisions, et ce, pendant une bonne partie du projet. En outre, l’absence de rapports clairs en fonction des données de référence a eu pour effet d’entraver la surveillance à l’échelle de l’organisation.

Gouvernance et responsabilité fonctionnelle

Le projet de l’Espace de travail numérique de la DGTI, réalisé à l’appui du passage de l’organisation à SharePoint, a été dirigé par la DGTI dans le cadre de la Stratégie numérique de la CCSN et du Programme numérique de la DGTI. Dans le cadre de ce projet, la DGTI a utilisé le cadre de gouvernance de son Programme numérique, permettant ainsi à la gouvernance numérique de la DGTI de rendre les décisions et de fournir les approbations relatives à la technologie, au séquençage et au ressourcement de la DGTI. À l’origine, il n’y avait pas de promoteur ou de champion opérationnel ou fonctionnel défini pour l’initiative. Au printemps 2025, les Opérations ont nommé un champion du numérique des Opérations, et les groupes opérationnels ont mis en place une structure de gouvernance numérique des Opérations tout au long de l’année 2025, facilitant une approche mieux intégrée et mieux coordonnée au sein des Opérations, puis auprès de la DGTI.

Leçons retenues

2. En ce qui a trait aux projets de TI ayant des répercussions sur les activités, il faudrait que des représentants opérationnels et des représentants de la DGTI fassent partie de la structure de gouvernance.
3. Pour ce qui est des projets de la DGTI ayant des répercussions sur les activités, il faudrait nommer des responsables fonctionnels spécialisés issus des secteurs pertinents de l’organisation, et ce, dès le début des initiatives importantes.

Surveillance, prise de décisions et rapports

Tout au long du projet, la DGTI a fait le point périodiquement sur la situation au Comité directeur des services numériques (CDSN), composé notamment de représentants de l’ensemble de l’organisation, y compris des groupes opérationnels. Ces mises à jour ont eu lieu en moyenne quelques fois par année, et les documents présentés portaient souvent sur des aspects du Programme numérique. Elles étaient fournies principalement à titre d’information, car la prise des décisions touchant le projet relevait de la gouvernance numérique de la DGTI. Ces mises à jour n’ont pas fourni non plus de données de référence clairement définies sur la portée, le calendrier, les coûts et les risques du projet, par rapport auxquelles l’état d’avancement du projet aurait pu être évalué. Par conséquent, la surveillance du projet exercée par les groupes opérationnels et la haute direction a été très limitée tout au long du projet. À l’été 2025, les Opérations ont établi une gouvernance homologue, et la DGTI et les Opérations ont depuis commencé à se réunir à intervalles réguliers pour rendre compte de l’avancement des travaux à l’appui de l’adoption de SharePoint.

Leçons retenues

4. Pour les projets de la DGTI ayant des répercussions sur les activités, la DGTI devrait élaborer un tableau de bord clair permettant de suivre les progrès par rapport aux données de référence établies, et en rendre compte à un comité de gouvernance composé de décideurs, parmi lesquels des gestionnaires des Opérations.

Gestion du changement

La gestion du changement se rapporte à la pratique structurée qui consiste à préparer, à soutenir et à guider les personnes et les processus afin qu’un nouveau système de TI soit adopté avec succès et utilisé efficacement.

Pourquoi est-ce important?

La gestion du changement est une pratique fondamentale qui permet de s’assurer que les nouveaux systèmes de TI sont adoptés avec succès par les utilisateurs et utilisés efficacement sans trop de perturbations.

Principales constatations

L’audit a permis de constater que, pendant une grande partie de l’initiative de l’Espace de travail numérique, il existait une ambiguïté entre les Opérations et la DGTI concernant les rôles et les responsabilités en matière de gestion du changement. L’absence de recensement officiel des exigences opérationnelles et l’inefficacité de la formation ont contribué aux problèmes de mise en œuvre et aux retards persistants.

Responsabilités liées à la gestion du changement

Lors de la conception du projet de l’Espace de travail numérique en vue du déploiement de SharePoint, la DGTI a mis sur pied une équipe de gestion du changement et a intégré diverses activités de gestion du changement dans son plan de projet. Ces activités visaient principalement à mettre en place les sites et les configurations SharePoint nécessaires pour chaque équipe, ainsi qu’à donner de la formation sur l’utilisation des outils. Toutefois, les activités ou le soutien à la schématisation des processus opérationnels ou à la gestion du changement liée aux processus opérationnels, deux activités essentielles à l’utilisation fonctionnelle du nouveau système, étaient exclus de la portée des travaux de la DGTI. Bien que la DGTI ait informé les équipes opérationnelles de cette division de la portée et de la nécessité de la gestion du changement opérationnel, l’étendue de la planification et du travail nécessaires n’a pas été bien comprise et a été sous-estimée par les équipes opérationnelles. La documentation relative à la gestion du projet de l’Espace de travail numérique de la DGTI ne définissait pas les rôles ou les responsabilités du personnel opérationnel, et les attentes du personnel opérationnel participant au groupe du CDF n’ont pas été bien comprises. Par conséquent, pendant une grande partie du projet, il existait une ambiguïté quant à la responsabilisation et à la répartition des responsabilités en matière de gestion du changement opérationnel. Cette situation a persisté jusqu’à ce que les Opérations établissent leur propre gouvernance et leur propre projet à l’été 2025, et qu’elles mobilisent le personnel tout au long de l’automne.

Leçons retenues

5. En ce qui a trait aux projets de la DGTI ayant des répercussions sur les activités, la DGTI devrait établir des chartes de projet claires qui désignent les représentants des groupes opérationnels et définissent leurs rôles et leurs responsabilités.

Analyse opérationnelle

À partir de 2022, la DGTI a mené de multiples consultations sur la conception et le recensement des exigences auprès des groupes opérationnels de l’ensemble de l’organisation. Celles-ci portaient essentiellement sur la configuration et les spécifications du site requises pour chaque groupe et ont généralement été couronnées de succès pour tous les groupes non opérationnels. Toutefois, ce processus ne comportait pas d’exercice de recensement des exigences opérationnelles. Par conséquent, en 2024 2025, lorsque les groupes opérationnels ont commencé à être intégrés dans SharePoint, on a relevé un certain nombre de problèmes importants empêchant l’utilisation opérationnelle du nouveau système. Des mesures visant à résoudre ces problèmes sont actuellement mises en œuvre, qu’il s’agisse de modifications des processus opérationnels, de solutions de contournement ou de changements techniques. Les Opérations s’occupent de résoudre ces problèmes et pourraient nécessiter l’aide de la DGTI ou la modification du système par celle-ci. Il sera essentiel que la DGTI et le personnel opérationnel travaillent en collaboration pour résoudre ces problèmes et parviennent à s’entendre sur leur résolution avant la migration complète d’Accès en ligne vers SharePoint.

Leçons retenues

6. Pour les projets de la DGTI ayant des répercussions sur les activités, les Opérations devraient faire appel à des spécialistes internes dotés d’une expertise technologique et liée à l’analyse opérationnelle pour faciliter l’élaboration et la promotion des exigences opérationnelles dans le cadre des initiatives numériques au début du cycle de projet.

Recommandation 2 :

Les décisions technologiques importantes liées à l’adoption de SharePoint ayant une incidence opérationnelle, comme la mise au point des configurations ou la préparation à la transition, devraient être soumises à un groupe ou à un comité de gouvernance qui comprend des membres de la direction de groupes opérationnels.

Plan d’action de la direction :

La direction accepte la recommandation. La DGTI demandera l’approbation des représentants du Comité directeur des services numériques pour prendre une décision définitive sur la date du passage au mode lecture seule d’Accès en ligne.

Date d’achèvement prévue : Juin 2026

Formation

Pour aider le personnel à se familiariser avec SharePoint et à l’utiliser, la DGTI a créé un site d’apprentissage qui propose des vidéos de formation et des ressources d’information. L’équipe du projet de l’Espace de travail numérique a élaboré un plan de formation initial et examiné la possibilité de faire appel à des fournisseurs externes pour donner de la formation. Toutefois, les limites de la configuration et des renseignements de la CCSN dont disposaient ces fournisseurs de formation externes constituaient un obstacle insurmontable, et cette approche a été abandonnée. Certains groupes opérationnels ayant reçu de la formation ont fait observer que la formation à rythme libre et virtuelle était insuffisante pour leur fournir tout ce dont ils avaient besoin pour faire leur travail. La DGTI et les Opérations ont déterminé qu’il fallait offrir une formation plus complète en 2026, et la DGTI a lancé des activités pour faciliter la mise en œuvre de cette formation dans l’ensemble de l’organisation. Cette formation devrait être donnée par l’équipe du programme de GI de la DGTI; cependant, les ressources et les plans connexes ne sont pas encore prêts.

Recommandation 3 :

La DGTI, en collaboration avec les Opérations, devrait élaborer un plan de formation pour aider le personnel à adopter SharePoint.

Plan d’action de la direction :

La direction accepte la recommandation.

La DGTI ajoutera une formation SharePoint animée par un instructeur sur la gestion de l’information pour les groupes afin de compléter la formation à rythme libre offerte actuellement.

Date d’achèvement prévue : Mars 2026

Conclusion générale

La CCSN a réalisé des progrès considérables dans la mise en œuvre du premier horizon de sa stratégie de modernisation numérique. Il reste encore du travail à accomplir au cours des prochains mois pour élaborer des plans clairs et mesurables définissant ce qu’il reste à faire en vue de l’adoption de SharePoint, et pour rendre compte des progrès accomplis aux organismes de gouvernance jusqu’à l’achèvement du projet.

Les leçons retenues présentées dans ce rapport, de même que celles tirées des autoévaluations en cours de la DGTI dans le cadre du projet de l’Espace de travail numérique, peuvent être appliquées aux initiatives futures dans les domaines de la gouvernance numérique, de l’estimation des ressources, de la gestion du changement, ainsi que de la responsabilité fonctionnelle et de la participation.

Annexes

Annexe A : Critères d’audit – Phase 1 – Mise en œuvre de l’Espace de travail numérique et gestion du changement

Champ d’enquête 1 : la portée, le calendrier, les coûts, les objectifs et les résultats du projet de l’Espace de travail numérique ont été clairement définis, documentés et approuvés par la direction.

1. Les données de référence du projet (portée, calendrier, budget) et les résultats du projet sont consignés dans les éléments du projet ou un document équivalent, comme une analyse de rentabilisation ou un plan de projet.
2. Les données de référence du projet ont été présentées à la direction et approuvées au niveau approprié, soit par l’intermédiaire de comités, soit par l’approbation des éléments du projet. Les dossiers d’approbation sont étayés et font intervenir des parties intéressées de l’extérieur de la DGTI.

Champ d’enquête 2 : les rôles et les responsabilités liés au projet de l’Espace de travail numérique ont été bien définis et documentés, et toutes les parties intéressées les comprennent.

1. La gouvernance (plus précisément, les rôles et les responsabilités liés au projet et à sa réalisation) a été consignée dans les éléments du projet ou un document équivalent, comme une charte de projet.
2. Les rôles et responsabilités au sein du projet ont été définis de manière suffisamment détaillée pour inclure toutes les parties intéressées, par exemple dans une matrice des rôles ARCI (Autorité, Responsable, Consulté, Informé) ou un document équivalent.
3. Les parties intéressées opérationnelles, par exemple des membres de la direction des groupes opérationnels, ont validé les rôles et les responsabilités, et les ont communiqués aux membres du personnel opérationnel qui prennent part au projet.

Champ d’enquête 3 : il existe un plan défini pour la gestion du changement et la modification des processus opérationnels, lequel est assorti de ressources et d’un soutien adéquats.

1. La DGTI dispose d’un plan de gestion du changement documenté pour le projet de l’Espace de travail numérique, qui repose sur une méthode reconnue de gestion du changement.
2. Des comités organisationnels ou des organes de gouvernance sont en place pour gérer et approuver les changements.
3. Les rôles en matière de gestion du changement ont été définis et attribués aux divisions et aux personnes concernées.
4. Les besoins des parties intéressées opérationnelles (en particulier la DGRO et la DGST) ont été cernés, regroupés, évalués, puis intégrés dans le plan de gestion du changement.
5. Des estimations de l’effort et des ressources nécessaires ont été élaborées et intégrées dans le plan de projet ou le plan de gestion du changement.
6. Les parties intéressées opérationnelles (en particulier la DGRO et la DGST) reçoivent fréquemment de l’information sur les changements qui découlent du projet.

Champ d’enquête 4 : des pratiques de gestion des risques et de production de rapports sont en place et fonctionnent efficacement dans le cadre du projet de l’Espace de travail numérique.

1. Il existe un plan de gestion des risques documenté qui est respecté pendant toute la durée du projet.
2. Les risques et les problèmes sont signalés aux organismes de surveillance, et les interventions sont consignées.
3. L’état d’avancement du projet fait l’objet d’un suivi officiel en fonction des données de référence, en plus d’être communiqué aux organismes de surveillance concernés.
4. Les modifications apportées aux données de référence du projet sont approuvées et consignées de manière officielle.

Annexe B : Plans d’action de la direction

Recommandations	Bureau de première responsabilité	Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
1. En s’appuyant sur le cadre de gestion de projet présenté en 2025, la DGTI devrait établir, à l’intention de l’organisation, des données de référence en matière de coûts, de ressources, de calendrier et de portée pour les grandes initiatives à venir dans le cadre du Programme numérique.	DGTI	La DGTI actualisera les documents relatifs au cadre du Programme numérique afin d’officialiser l’utilisation du cadre de gestion de projet de la CCSN (2025). Elle élaborera des critères pour déterminer les initiatives importantes qui tireront parti du cadre de gestion.	Mai 2026
2. Les décisions importantes liées à l’adoption de SharePoint ayant des répercussions opérationnelles, comme la date du passage au mode lecture seule d’Accès en ligne, devraient être prises par un groupe ou un comité de gouvernance qui comprend des représentants de la direction de toutes les directions générales.	DGTI	La DGTI s’occupera des communications et des séances de sensibilisation pour préparer l’organisation à son intégration finale dans SharePoint et à la mise hors service d’Accès en ligne. La DGTI utilisera les canaux existants, comme les courriels, les messages TechTalk Engage, les séances d’apprentissage TechTalk et les présentations du Forum des gestionnaires. Elle demandera l’approbation des représentants du Comité directeur des services numériques pour prendre une décision définitive sur la date du passage au mode lecture seule d’Accès en ligne.	Juin 2026
3. La DGTI, en collaboration avec les Opérations, devrait élaborer un plan de formation pour aider le personnel à adopter SharePoint.	DGTI	La DGTI ajoutera une formation SharePoint animée par un instructeur sur la gestion de l’information pour les groupes afin de compléter la formation à rythme libre offerte actuellement.	Mars 2026