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Directive sur les conditions d’emploi des étudiants

Table des matières

1. Date d’entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2024.

2. Champ d’application

La présente directive s’applique à tous les employés embauchés en tant qu’étudiants et classés au niveau REGS.

3. Contexte

La présente directive s’inscrit en appui des politiques et procédures des Ressources humaines en énonçant, pour la direction et le personnel, une orientation qui assure l’application équitable, exacte, uniforme, transparente et opportune des conditions d’emploi dans l’ensemble de l’organisation.

Les annexes à la présente directive donnent à l’organisation de l’orientation sur l’administration des conditions d’emploi. Elles énoncent les exigences obligatoires concernant l’application et l’administration de toutes les conditions d’emploi établies pour les personnes visées par cette directive.

La présente directive doit être lue en lien avec les politiques et les directives connexes de la CCSN et avec les procédures prévues à la section 7.

4. Énoncé de la Directive

4.1 Objectif

L’objectif de la présente directive est d’assurer une application équitable, exacte, uniforme et efficace des conditions d’emploi des étudiants à l’échelle de la CCSN.

4.2 Résultats attendus

Les résultats attendus de la Directive sont les suivants :

  • les étudiants reçoivent une rémunération et des avantages appropriés;
  • les conditions d’emploi sont administrées de façon équitable, exacte, uniforme, transparente et opportune.

5. Rôles et responsabilités

5.1 Le chef des ressources humaines a la responsabilité suivante :

  • Veiller à ce que les personnes responsables de l’application et de l’administration quotidiennes de la présente directive fournissent aux étudiants des renseignements exacts, cohérents et opportuns sur leurs conditions d’emploi.

5.2 Les gestionnaires ont les responsabilités suivantes :

  • Renseigner les étudiants à propos de leurs conditions d’emploi énoncées dans la présente directive et dans les politiques connexes;
  • Veiller à ce qu’une copie de la lettre d’offre et les demandes d’intervention de paie soient soumises rapidement au conseiller en rémunération responsable pour le traitement de l’administration de la paie.

5.3 Les étudiants ont les responsabilités suivantes :

  • S’assurer de connaître la présente directive et les politiques connexes;
  • Veiller à ce que leurs demandes d’intervention de paie soient soumises à l’avance à leur gestionnaire aux fins d’approbation.

6. Surveillance

L’application de la présente directive sera surveillée par la Division du mieux-être en milieu de travail, de la rémunération et du ressourcement (DMMTRR), à la Direction des ressources humaines. De plus, la directive fera l’objet d’un examen périodique pour s’assurer qu’elle répond aux besoins et aux exigences de la CCSN.

7. Références

7.1 Lois pertinentes

7.2 Instruments de politique de la CCSN applicables

Remarque : L’application de politiques ou de directives individuelles est déterminée dans chacune des politiques ou directives.

  • Directive sur les voyages
  • Directive sur la réinstallation
  • Politique de travail flexible

8. Demandes de renseignements

Veuillez faire parvenir vos demandes de renseignements à propos de la présente directive à la DMMTRR de la Direction des ressources humaines. Il est possible de communiquer avec cette division à l’adresse : compensation-remuneration@cnsc-ccsn.gc.ca.

Annexe A – Conditions d’emploi des étudiants

1. Heures de travail

Les étudiants et étudiants coop sont embauchés à temps plein et leur semaine de travail normale s’étend sur une période de cinq jours et compte 37,5 heures. La journée de travail normale compte 7,5 heures consécutives, excluant la pause-repas entre 6 h et 18 h, selon les nécessités du service. La semaine de travail normale s’étend du lundi au vendredi inclusivement.

Les étudiants sont embauchés « au fur et à mesure des besoins » et n’ont pas d’heures ni de jours de travail prévus officiellement. Toutefois, les heures devraient être travaillées du lundi au vendredi, comme il est indiqué plus haut. Le gestionnaire d’embauche et l’étudiant doivent discuter des attentes concernant les heures et les jours de travail à l’avance.

2. Paie

Sous réserve des présentes conditions d’emploi et de tout autre instrument de politique applicable, les étudiants doivent être payés toutes les deux semaines, selon un cycle de paie en arrérages, au taux de rémunération approprié.

Les étudiants embauchés « au fur et à mesure des besoins » doivent remplir le formulaire de rémunération pour heures travaillées, le faire approuver par leur gestionnaire et le soumettre à la Rémunération pour être payés. Avant de soumettre leur formulaire, ils doivent s’assurer que leur feuille de temps dans le SIET indique toutes les heures travaillées conformément à ce qui est indiqué sur leur formulaire de rémunération. Ils soumettent leur feuille de temps du SIET à l’approbation de leur gestionnaire à la fin du mois.

3. Rapport de comptabilisation du temps

Afin de permettre à la CCSN de respecter ses obligations à l’égard du recouvrement des coûts, tous les membres du personnel doivent soumettre leur rapport de comptabilisation du temps dès que possible après la période visée comme le prescrit l’employeur.

Tous les étudiants remplissent un rapport de comptabilisation du temps indiquant exactement le nombre d’heures travaillées en suivant le guide sur les codes de comptabilisation du temps pour la période visée.

4. Heures accumulées

Seuls les étudiants coop sont admissibles aux heures accumulées.

Par heures accumulées, on entend les périodes de temps travaillé de plus de 7,5 heures par jour de travail normal, ou de temps travaillé un jour de repos ou un jour férié désigné sur une base volontaire avec l’autorisation du gestionnaire hiérarchique, jusqu’à un maximum de 37,5 heures. Ces heures additionnelles doivent être consacrées à un travail productif.

Les heures peuvent être accumulées par périodes de 15 minutes. La limite actuelle de 37,5 heures en tout temps doit être maintenue. Les heures sont accumulées sous forme de crédits de congé.

Il n’est pas possible de prendre un congé basé sur les heures accumulées sans que ces dernières aient été accumulées au préalable. Les congés basés sur les heures accumulées doivent être approuvés au préalable par le gestionnaire hiérarchique.

Les étudiants qui ont accumulé des heures peuvent utiliser ce crédit durant les heures normales de travail avec l’approbation préalable de leur gestionnaire hiérarchique, sous réserve des besoins opérationnels, sauf lorsque ces heures sont utilisées pour couvrir une absence due à une maladie ou à une autre circonstance imprévue pour laquelle aucun autre crédit de congé n’est disponible.

Les heures accumulées ne peuvent en aucun temps être converties en espèces.

5. Jours fériés désignés payés

Les étudiants embauchés « au fur et à mesure des besoins » n’ont pas droit aux jours fériés désignés payés.

Les étudiants et les étudiants coop embauchés à temps plein, peu importe la durée de leur emploi, ont droit à un congé payé pour chacun des jours fériés désignés suivants qui tombe pendant leur période d’emploi, dans la mesure où ils ne sont pas en congé non payé le jour précédent et le lendemain du jour férié :

  • Jour de l’An
  • Vendredi saint
  • Lundi de Pâques
  • Jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil pour la célébration de l’anniversaire du Souverain
  • Fête du Canada
  • Fête du Travail
  • Journée nationale de la vérité et de la réconciliation
  • Action de grâces
  • Jour du Souvenir
  • Jour de Noël
  • Lendemain de Noël
  • Un autre jour dans l’année qui est reconnu comme jour férié provincial ou municipal dans la région où sont situées les installations de la CCSN. Si un tel jour férié n’existe pas, le premier lundi d’août.
  • Un jour supplémentaire lorsqu’une loi du Parlement le proclame comme jour férié national.

Jour férié coïncidant avec un jour de repos

Lorsqu’un jour férié désigné coïncide avec un jour de repos, le jour férié est reporté au premier jour de travail normal de l’étudiant qui suit son jour de repos.

Lorsque des circonstances particulières ou la nature des fonctions font qu’un étudiant doit travailler le premier jour ouvrable suivant immédiatement un jour férié désigné qui coïncide avec un jour de repos, l’étudiant a droit à un congé payé qu’il peut prendre à un autre moment avec l’autorisation de son gestionnaire hiérarchique.

Jour férié pendant un congé payé

Lorsqu’un jour férié désigné tombe pendant une période de congé payé, le jour férié désigné ne doit pas être déduit des crédits de congés de l’étudiant.

Un étudiant qui en congé non payé, tant le jour de travail qui précède que le jour de travail qui suit immédiatement le jour férié désigné payé, n’a pas droit à la rémunération du jour férié désigné.

6. Congés annuels

Les étudiants embauchés à temps plein ou « au fur et à mesure des besoins » n’ont pas droit à des congés annuels; toutefois, ils ont droit à une indemnité de vacances équivalant à quatre pour cent (4 %) au lieu d’un congé annuel. Ce montant est calculé pour toutes les heures travaillées et payé chaque fois qu’ils soumettent leurs heures travaillées.

Les étudiants coop embauchés à temps plein pour une période d’au moins trois mois ont droit à un congé annuel payé jusqu’à concurrence des crédits qu’ils ont accumulés. Un étudiant coop embauché pour six mois ou plus a droit à une avance de crédits équivalente aux crédits prévus pour l’exercice financier en cours.

Les crédits de congé annuel sont accordés au début de chaque exercice financier. Ils incluent tous les jours supplémentaires auxquels l’étudiant aura droit au cours de l’exercice financier à venir. Les crédits seront accordés pour tout mois de l’exercice financier en question pendant lequel l’étudiant a été rémunéré pour au moins dix jours ouvrables.

Des crédits de 9,735 heures seront accordés pour tout mois de l’exercice financier en question pendant lequel l’étudiant a été rémunéré pour au moins dix jours ouvrables.

Si le congé annuel est utilisé avant d’être acquis et que l’étudiant ne remplit pas sa période de travail complète, les jours de congé seront recouvrés sur la dernière paye de l’étudiant.

7. Congés de maladie

Les étudiants embauchés à temps plein ou « au fur et à mesure des besoins » n’ont pas droit à un congé de maladie payé et n’accumulent pas de crédits de congé de maladie.

Les étudiants coop embauchés à temps plein pour une période d’emploi de plus de trois (3) mois sont admissibles aux congés de maladie payés. Un congé de maladie payé est accordé, dans la limite des crédits accumulés, à un étudiant qui est incapable de travailler en raison d’une maladie ou d’une blessure n’ayant pas de lien avec le travail. L’étudiant acquiert des crédits de congé de maladie à raison de 9,375 heures pour chaque mois civil durant lequel il touche une rémunération pour au moins dix jours.

Utilisation des crédits de congé de maladie

L’étudiant coop bénéficie d’un congé de maladie payé lorsqu’il est incapable d’exécuter ses fonctions en raison d’une maladie ou d’une blessure, à la condition :

  • qu’il puisse convaincre l’employeur de son état de la manière qui sera déterminée par ce dernier;
  • qu’il ait les crédits de congé de maladie nécessaires.

Sauf indication contraire de la part de l’employeur, une déclaration signée par l’étudiant coop indiquant qu’il a été incapable d’exécuter ses fonctions en raison d’une maladie ou d’une blessure est considérée, lorsqu’elle est remise à l’employeur, comme satisfaisant aux exigences décrites plus haut.

Nonobstant le paragraphe ci-dessus, si l’employeur le juge nécessaire, il peut demander à l’étudiant coop de présenter un certificat médical pour justifier toute demande de congé de maladie.

Aucun congé de maladie payé ne sera accordé pendant toute période durant laquelle l’étudiant coop est en congé non payé ou sous le coup d’une suspension.

Lorsque l’étudiant coop bénéficie d’un congé de maladie payé et qu’un congé pour accident du travail est approuvé par la suite pour la même période, ses crédits de congé de maladie sont rétablis.

8. Congé de deuil

Les étudiants embauchés « au fur et à mesure des besoins » n’ont pas droit au congé de deuil.

Les étudiants et les étudiants coop embauchés à temps plein pour une période d’emploi de moins de trois (3) mois sont admissibles au congé de deuil non payé.

Les étudiants et les étudiants coop embauchés à temps plein pour une période d’emploi de plus de trois (3) mois sont admissibles au congé de deuil payé dans les conditions suivantes :

Aux fins de ce type de congé, la famille immédiate se définit comme le père, la mère (ou encore le père par remariage, la mère par remariage ou un parent d’accueil), le frère, la sœur ou le conjoint de l’étudiant (y compris le conjoint de fait demeurant avec l’étudiant), l’enfant propre de l’étudiant (y compris l’enfant du conjoint de fait), l’enfant issu d’une union antérieure ou l’enfant en tutelle, le petit-fils ou la petite‑fille, le grand-parent, le beau-père, la belle-mère ou tout autre parent demeurant en permanence au foyer de l’étudiant ou avec qui l’étudiant demeure en permanence ou, sous réserve de l’alinéa f) ci-dessous, une personne qui tient lieu de membre de la famille de l’étudiant, qu’il y ait ou non un degré de consanguinité entre cette personne et l’étudiant.

Un congé de deuil de cinq jours ouvrables maximum peut être accordé pour un décès dans la famille immédiate de l’étudiant. Ce congé peut être divisé en deux (2) périodes et accordé des jours différents lorsque le service et les funérailles se déroulent à des moments différents. En outre, l’étudiant peut bénéficier d’un maximum de trois jours ouvrables payés aux fins du déplacement qu’occasionne le décès.

Un congé de deuil d’un jour (1) maximum peut être accordé dans le cas du décès d’un gendre, d’une bru, d’un beau‑frère ou d’une belle‑sœur, d’un oncle, d’une tante et des grands‑parents du conjoint de l’étudiant.

Un congé de deuil de trois (3) jours maximum peut être accordé en cas de mortinaissance vécue par l’étudiante ou par la conjointe ou la conjointe de fait de l’étudiant ou lorsque l’étudiant aurait été le parent de l’enfant qui serait né au terme de la grossesse.

Les parties reconnaissent que les circonstances qui occasionnent la demande d’un congé de deuil varient selon les circonstances individuelles. Sur demande, le gestionnaire peut, après avoir examiné les circonstances particulières en cause, accorder un congé payé plus long que celui dont il est question ci-dessus ou pour le décès de personnes autres que celles mentionnées ci-dessus.

Si, au cours d’une période de congé payé, il survient un décès dans des circonstances qui auraient rendu l’étudiant admissible à un congé de deuil payé, celui-ci bénéficie d’un congé de deuil payé et ses crédits de congé payé sont rétablis jusqu’à concurrence du nombre de jours de congé de deuil qui lui ont été accordés.

L’étudiant a droit au congé de deuil payé pour le décès d’une personne qui lui tient lieu de parent, qu’il y ait ou non lien de sang entre les deux, une seule fois pendant toute la durée d’emploi dans la fonction publique de l’étudiant.

9. Mise en disponibilité

Les étudiants et les étudiants coop embauchés à temps plein qui ont travaillé sans interruption pendant au moins trois (3) mois et qui sont mis en disponibilité avant la fin de leur période d’emploi doivent recevoir un préavis de deux (2) semaines. S’ils ne reçoivent pas un préavis de deux (2) semaines, ils doivent recevoir une indemnité tenant lieu d’avis. Cette indemnité est égale à deux (2) semaines de salaire ou de rémunération jusqu’à la fin de la période d’emploi déterminée, selon le montant le moins élevé.

Si un étudiant ou un étudiant coop mis en disponibilité est réembauché à la CCSN ou dans la fonction publique avant la fin de la période pour laquelle une indemnité a été versée, il devra rembourser la part de l’indemnité couvrant la période entre la date de la nouvelle embauche et la date de fin de la période d’indemnisation initiale.

10. Heures supplémentaires

Les étudiants embauchés « au fur et à mesure des besoins » n’ont pas droit aux heures supplémentaires.

Les étudiants et les étudiants coop embauchés à temps plein ont droit aux heures supplémentaires, conformément aux dispositions suivantes :

Généralités

Par « heures supplémentaires », on entend des heures de travail autorisées effectuées par un étudiant ou étudiant coop à temps plein lors d’un jour de repos, d’un jour férié désigné payé ou d’une journée normale de travail en sus de 7,5 heures.

L’étudiant ou l’étudiant coop n’a pas droit à la rémunération des heures supplémentaires dans le cas d’une participation à une formation ou à des cours de perfectionnement, à des ateliers, à des conférences ou à des séminaires, sauf s’il y participe à la demande de l’employeur et non de sa propre initiative.

Tous les calculs d’heures supplémentaires se fondent sur chaque période complète de 15 minutes.

Calcul des heures supplémentaires

Les étudiants et les étudiants coop qui doivent faire des heures supplémentaires sont rémunérés :

a. un jour de travail normal, à tarif et demi (1,5) pour les premières sept virgule cinq (7,5) heures supplémentaires et à tarif double (2) pour toutes les heures additionnelles consécutives excédant les premières sept virgule cinq (7,5) heures;

b. un jour de repos, à tarif et demi (1,5) pour les premières sept virgule cinq (7,5) heures supplémentaires et à tarif double (2) pour toutes les heures additionnelles, sauf si l’employeur exige que l’étudiant travaille deux (2) jours de repos consécutifs et contigus ou plus, alors l’étudiant sera rémunéré à tarif double (2) pour chaque heure travaillée le deuxième jour de repos et chaque jour de repos subséquent;

c. pendant un jour férié désigné payé, à tarif et demi (1,5) pour les premières sept virgule cinq (7,5) heures supplémentaires et à tarif double (2) pour toutes les heures additionnelles; ou

d. lorsqu’un étudiant ou un étudiant coop travaille un jour férié désigné payé contigu à un jour de repos pendant lequel il a également travaillé, il est rémunéré à tarif double (2) pour chaque heure travaillée.

Rappel au travail

Lorsqu’un étudiant a droit aux heures supplémentaires et qu’il est rappelé au travail sans avoir à quitter l’endroit où il a été contacté, il touche le plus élevé des deux montants suivants :

a) un minimum d’une heure de salaire calculé au taux des heures supplémentaires applicable; ou

b) une rémunération au taux des heures supplémentaires applicable pour les heures de travail effectuées.

Le minimum d’une (1) heure ne s’applique qu’une fois pour chaque période d’une heure.

Les étudiants rappelés au travail en vertu de cette disposition auront droit au remboursement des indemnités de déplacement au taux versé normalement à un fonctionnaire lorsqu’il est autorisé par l’employeur à utiliser un véhicule personnel ou lorsqu’il y a des dépenses relatives aux coûts du transport commercial, selon le cas.

En disponibilité

a) Un étudiant désigné comme étant en disponibilité doit être joignable pendant la période de disponibilité à un numéro de téléphone connu, et doit pouvoir se présenter le plus rapidement possible s’il est appelé.

b) Lorsque l’employeur demande à un étudiant d’être disponible en dehors des heures de travail, l’étudiant sera rémunéré au taux d’une demi-heure (0,5) pour chaque période de quatre heures, ou portion de cette période où il est en disponibilité. L’étudiant ne peut être rémunéré s’il n’est pas en mesure de travailler lorsqu’il est appelé à le faire.

c) L’étudiant en disponibilité qui est rappelé au travail par l’employeur et qui se présente au travail est rémunéré conformément aux dispositions sur le rappel.

Indemnité de repas pour heures supplémentaires

Un étudiant tenu de faire trois (3) heures supplémentaires un jour de travail normal a droit au remboursement d’un repas d’une valeur de 12,00 $ sauf lorsque les repas sont fournis gratuitement. Une période payée raisonnable, déterminée par l’employeur, est accordée à l’étudiant pour lui permettre de prendre une pause-repas à son lieu de travail ou dans un lieu adjacent.

Si l’étudiant effectue des heures supplémentaires de façon continue pendant quatre (4) heures ou plus au-delà des trois premières heures, il sera remboursé pour un repas supplémentaire au montant de 12,00 $, sauf si les repas sont fournis gratuitement.

Un étudiant n’a pas droit à une indemnité de repas au titre du présent article s’il est en déplacement, ce qui lui permet de demander le remboursement de ses frais d’hébergement ou de repas, ou s’il a obtenu l’autorisation de travailler à son domicile ou à un autre endroit accepté par l’employeur dans le cadre de la Politique de travail flexible.

Transport

À la discrétion de leur gestionnaire, les étudiants tenus d’effectuer des heures supplémentaires peuvent se voir rembourser les frais de transport entre le lieu de travail et le domicile ou le retour en taxi, en transport en commun ou en véhicule privé, au taux kilométrique le plus élevé. Les frais de stationnement seront également remboursés, le cas échéant.

Temps de déplacement

Lorsqu’un étudiant est tenu par l’employeur de voyager pour exécuter des fonctions, il est rémunéré de la façon suivante :

a) pour un jour de travail normal pendant lequel il voyage, mais ne travaille pas, l’étudiant touche sa rémunération régulière;

b) pour un jour de travail normal pendant lequel il voyage et travaille, l’étudiant touche :

(i) sa rémunération régulière pour une période mixte de déplacement et de travail ne dépassant pas 7,5 heures; et

(ii) le taux des heures supplémentaires applicable pour tout temps de déplacement supplémentaire en sus d’une période mixte de déplacement et de travail de 7,5 heures, mais le paiement maximal versé pour ce temps ne doit pas dépasser, un jour donné, 15 heures de rémunération calculées au taux régulier.

Rémunération des heures supplémentaires et du temps de déplacement

Les heures supplémentaires doivent être rémunérées sous forme de paie avec l’approbation de l’employeur.

11. Mesures disciplinaires

Sous réserve de tout autre instrument de politique et de toute norme disciplinaire établie par l’employeur, un étudiant peut se voir infliger des pénalités financières ou autres, y compris la suspension et la cessation d’emploi, à la suite d’un manquement à la discipline ou d’une inconduite.

12. Durée de l’emploi

Les étudiants peuvent être embauchés soit :

  • à temps plein pour une période d’emploi déterminée; soit
  • « au fur et à mesure des besoins ».

13. Emploi continu

Si un étudiant embauché dans le cadre d’un programme d’emploi pour étudiants est par la suite nommé à la CCSN ou à la fonction publique, les périodes d’emploi étudiant peuvent être prises en compte aux fins de l’emploi continu, pourvu qu’elles répondent aux critères des conditions d’emploi applicables.

La définition de l’emploi continu se trouve à l’annexe A des Conditions d’emploi pour les employés non représentés et exclus.

14. Service continu

À compter du 1er avril 2013, toute période de service continu en tant qu’étudiant dans la fonction publique est prise en compte dans le calcul des droits aux congés annuels lorsqu’une personne devient assujettie aux dispositions relatives aux congés annuels de la convention collective ou des conditions d’emploi pertinentes. Il n’y a pas de recalcul des droits aux congés annuels avant le 1er avril 2013.

15. Accident du travail

En cas d’accident du travail, les étudiants sont définis comme des agents de l’État aux termes de la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État.

16. Autorisations de sécurité

Les étudiants doivent avoir l’autorisation de sécurité appropriée, selon les besoins.

17. Interruption de service

Si une interruption de service est jugée nécessaire, elle doit durer 10 jours ouvrables.

Annexe B – Définitions

« Au fur et à mesure des besoins » signifie que l’étudiant n’a pas d’heures ni de jours de travail réguliers officiellement attribués. Toutefois, les heures devraient être travaillées du lundi au vendredi. Le gestionnaire d’embauche et l’étudiant doivent discuter des attentes concernant les heures et les jours de travail à l’avance.

Les heures travaillées sont payées en arrérages toutes les deux semaines. Les étudiants doivent remplir le formulaire de rémunération pour heures travaillées, le faire approuver par leur gestionnaire et le soumettre à la Rémunération pour être payés. Avant de soumettre leur formulaire, ils doivent s’assurer que leur feuille de temps dans le SIET indique toutes les heures travaillées conformément à ce qui est indiqué sur leur formulaire de rémunération. Ils soumettent leur feuille de temps du SIET à l’approbation de leur gestionnaire à la fin du mois.

Jour de repos désigne un jour autre qu’un jour férié désigné payé où l’étudiant n’est pas habituellement obligé d’exécuter les fonctions de son poste pour une raison autre que celle d’être en congé.

Ajustement économique désigne une modification des taux de rémunération s’appliquant à un groupe et un niveau.

Employé (étudiant) désigne une personne au sens donné par la définition dans la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral.

Employeur désigne la Commission canadienne de sûreté nucléaire.

Taux de rémunération hebdomadaire désigne le taux de rémunération annuel d’un étudiant divisé par 1956,6.

Service désigne une période de service ininterrompue d’emploi dans la fonction publique. Une période de service continu est interrompue lorsqu’il y a cessation d’emploi pendant au moins une journée de rémunération entre deux périodes d’emploi dans la fonction publique.

Annexe C – Grilles salariales

Taux de rémunération des étudiants

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